無人受付システム導入で、コストカットと生産性向上が見込める

無人受付システムを導入すれば、コストカットと生産性向上の両方が見込めます。

従来であればオフィス受付にスタッフが立ち、来客のご用件を伺い、担当者へつなぐ、という方法を取っている企業が多いでしょう。

しかし無人受付システムであれば、そもそも受付でスタッフに立ってもらう必要がありません。

それだけでなく担当者も仕事の手を止める必要が少なくなるので、集中して業務に取り組むことができるのです。

このように無人受付システムは、コストカットと生産性向上を実現できる可能性があります。

無人受付システムの3つの機能

無人受付システムには様々な機能が備わっていますが、代表的なものは以下の3つです。それぞれ一つずつ解説します。

①担当者とのアポイントを取れる

まず担当者とのアポイントを、無人受付システム経由で取れます。

日程調整機能でアポイントを取れるため、

「以下の日程でご都合いかがでしょうか？」
「他の候補日はありますでしょうか？」

のような往復もありません。

日程調整の機能はシステムによって異なりますが、担当者が対応する必要が無くなるため、計画的に仕事に取り組めます。

無人受付システムでアポイントを取ってくれることで、仕事の手を止める必要が無くなり、生産性の向上につながるのです。

②来客が担当者を指名で呼び出せる

無人受付システムでは、来客が担当者を指名で呼び出すことができる機能も備わっています。

直接担当者とやり取りすることが可能になるため、待たせる時間を短縮でいます。無人受付システムは来客にとっても親切なのです。

③来訪者情報をデータで管理してくれる

また無人受付システムであれば、来訪者の情報をデータで管理してくれます。

「○○社の××さん、いつ対応したっけなぁ？」
「いつも来てくれる仕入れ業者さん、最近来てるっけ？」

誰がいつオフィスに来られたか、分からなくなる時はありませんか？無人受付システムであれば、過去の来客の情報をデータで残してくれます。

そのため過去の来訪者を知りたいときは、そのデータを確認すれば解決できます。

無人受付システムのメリット5つ

無人受付システムを導入するメリットは上記の5つ。それぞれ一つずつ解説します。

①来客時の対応がスマートになる

無人受付システムがあることで、来客時の対応がスマートになります。これまでは取次に時間がかかるなど、何かと無駄がありました。

しかし無人受付システムであれば、担当者と直接やり取りすることが可能になりますし、システムで事前にアポイントを取ることもできます。

そのためお客さんが受付で待機する時間が減り、スムーズに対応できるようになるのです。

②来客情報をクラウド管理できる

過去の来客情報を残す際には、クラウドで管理することが可能です。

エクセルなどのデータで保管されると、

• 管理担当者しか情報を見られない
• 確認方法やファイルの場所がわからなくなる

といったことが発生してしまいます。

しかしクラウドで管理できるようになることで、社内のスタッフ全員が情報を共有しやすくなります。

来客情報をクラウド管理ができることで、社員同士で簡単に情報共有ができるのです。

③不要な来客の防止になる

無人受付システムを導入することで、セキュリティ対策にもなります。例えば来訪者の中には、以下のような人がいるかもしれません。

無人受付システムを導入することで、アポイントのない人がオフィスに入る心理的ハードルが上がります。

そのため不要な来客防止の一環としても、無人受付システムは役に立つのです。

④受付人件費および電話対応業務の削減になる

無人受付システムを導入することで、受付対応の人件費や電話対応業務を削減できます。

「無人」と付くほどですから、受付でスタッフに常駐してもらう必要が無くなるため、人件費の削減が可能です。

それだけでなく受付スタッフとの電話対応も減るため、その分を他の業務に充てることが可能になります。

無人受付システムを導入すれば、受付対応や電話業務の時間を減らすことが可能になり、その分生産性につながる仕事に費やすことができるのです。

⑤会社のイメージアップにつながる

無人受付システムの導入は、企業のイメージアップにつながる見込みがあります。

実際に来訪者がシステムを利用することで、待つことなくスマートに対応してくれるため、好印象を持たれます。

それだけでなく「この企業は設備にしっかり投資をしているんだな」という印象を持ってくれることもあります。

このように無人受付システムを導入すれば、来客が良い印象を持ち、イメージアップにつながる可能性もあるのです。

無人受付システムのデメリット3つ

メリットがある一方で、デメリットもあります。上記3つについて、それぞれ一つずつ解説します。

①人がいないことにマイナスの印象を持つ来客もいる

「企業のイメージアップにつながる」というメリットがある一方で、「受付スタッフがいない」ことに対してマイナス印象を持たれる方もいます。

従来の「人が立っている」受付を好む人も一定数いるので、無人受付システムは印象面で言えば、万人受けするものではないのです。

そのため「イメージアップ」を目的に導入を検討される際は、マイナスイメージを持たれる来客も一定数いることを承知のうえで、導入しましょう。

②導入にあたってコストがかかる

無人受付システムを導入する際には、初期費用や月額費用といったコストが掛かります。

システムや機能によって値段は変わってきますが、だいたい毎月5,000～50,000円くらい掛かってきます。

しかし無人受付システムを導入することで、受付対応や電話対応業務などを減らせるため、人件費削減も実現できます。

そのため導入することでいくらコストカットができるのか、事前に試算したうえで導入するようにしましょう。

③システムトラブルによるリスクがある

無人受付システムは機械である以上、システムトラブルによるリスクはあります。

どれだけ素敵なシステムであっても、システムトラブルが絶対起きないとは言い切れません。

そのためシステムを選ぶ際は、サポート体制が充実しているかどうかも、チェックする必要があります。

無人受付システムを導入する際は、システムトラブルが起きることを想定したうえで選ぶようにしましょう。

無人受付システムを選ぶ5つのポイント

「無人受付システム」と一口に言っても、様々なサービスや搭載されている機能により、差別化されています。

そのため「何を基準に選んだらいいか難しい」と感じる方が多いでしょう。

そこで無人受付システムを選ぶ上で、押さえておきたいポイントを5つ紹介します。

①操作はタブレットorロボットのどちらか

無人受付システムの操作方法はタブレット型とロボット型の2種類があります。

それぞれメリットデメリットがあるので、一つずつ解説します。

タブレット型の特徴

タブレット型の特徴は以下の２つ。

• スマホと同じような感覚で操作できる
• 設置スペースを取らない

スマホと同じような感覚で操作できるため、難しく感じないです。

また設置スペースもタブレットを置く面積のみで済むため、シンプルかつコンパクトに抑えられます。

一方でロボット型に比べると、操作にやや手間が掛かるのがデメリットとなります。

ロボット型の特徴

ロボット型の特徴は、搭載されているAI機能により、操作の手間を省略できることです。

来客側が必要最小限の情報を入力すれば、サクサク手続きを進めてくれます。

また音声入力や顔認識を持つシステムもあるため、利便性・セキュリティ面とも優れています。

一方でタブレット型に比べると、設置スペースを幅広く取ってしまうのがデメリット。置き場所に余裕がある企業にオススメできるタイプです。

②来客通知の受け取りツールがあるか

来客通知の受け取りツールがあるかどうかも、無人受付システムを選ぶポイントの一つです。

来客通知ツールがあることで、アポイントを取っていたお客さんが来訪したときに、電話・メール・チャットアプリ等の手段で知らせてくれます。

この機能によって、アポイント時間ギリギリまで社員が自分の仕事に打ち込むことができます。

選ぶ際は来客通知の有無だけでなく、自社でお使いの電話やチャットアプリに対応しているかも、忘れずに確認しておきましょう。

③必要な機能がそろっているか

必要な機能が過不足なく揃っていることも、システムを選ぶ上で重要なポイントです。

無人受付システムにはこの記事で紹介した機能だけでなく、他にも便利な機能がたくさんあります。

そのため全ての機能を搭載してしまうと、割高になってしまい、コストカットの効果が薄れてしまいます。

無人受付システムを選ぶ際は、事前に必要な機能を洗い出したうえで選ぶようにしましょう。

④費用対効果に見合っているか

無人受付システム導入時に、費用対効果に見合っていることも重要なポイントです。

システム導入によりコストカットおよび生産性向上が見込める一方で、初期費用および月額費用が掛かってきます。

そのため導入した際に、収支がいくらプラスになるのか試算しておかないと、本末転倒となってしまいます。

最小限のコストで最大限の生産性を上げられるような、無人受付システムを選ぶことを意識してみましょう。

⑤サポート体制が充実しているか

システムに万が一のエラーが発生した時に備えて、サポート体制が充実しているかどうかも確認しておきましょう。

システムで動く機械である以上、エラーが発生する可能性もあります。そのためエラーが生じたときに迅速に対応してくれるかも重要な指標です。

サポート体制が充実していることで、安心してシステムを利用できるので、必ず確認しておきましょう。

無人受付の場合、来客へのお茶出しはどうする？

無人受付システムを導入したとして、来客へのお茶出しをどうするか、という問題が発生します。

特にコロナ禍の昨今。総務のお茶出しも「接触回数が増える」と好まれない場合もあります。

そのため、総務のお茶出しを不要にする仕組みを作ることが必要です。

次の項では、無人受付におけるお茶出しの不安を解決するサービス「オフィスペイ」を紹介します。

無人受付におけるお茶出しを効率化するサービス「オフィスペイ」

オフィスペイとは、端末を設置することで社員証での決済を可能にするサービスです。

例えば自販機に設置すれば、社員証をピッとするだけでドリンクが購入できるようになります。

使った金額は給与天引きにすることも、会社側が負担することも可能です。

そのため「来客への飲み物を現場社員が購入。その分の費用は会社側が負担」といった対応ができます。

またお茶に限らず、来客の方が好きな飲み物を選べるので、印象も良くなるでしょう。

オフィスペイがあることで、お客様へ出すお茶も簡単に提供することができるのです。

オフィスペイは初期費用・月額費用ともに無料（※条件あり）で設置できるため、ご興味があれば公式サイトを見てみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ：無人受付システムは社員の負担を軽減してくれる

無人受付システムを導入することで、社員の負担を軽減し、生産性の向上が見込めます。

無人受付システムがあることで、電話対応などの雑務が減るため、社員一人ひとりが自分の業務に集中できるようになります。

生産性向上のためにも、無人受付システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。