実はテレワーク化できる総務の仕事4つ

総務の仕事は非常に幅広く、中には「これは社内で対応しないと...」と思われる業務があります。

しかし、少し視点を変えたり調べてみたりすれば、それらの業務も実は電子化や自動化、そしてテレワーク化が可能な場合があるのです。

ここでは実はテレワーク化できる総務の仕事を5つ紹介します。

①契約書の押印手続き

「電子印鑑」を作成すれば、契約書の押印手続きは電子化は可能です。

作成方法も決してハードルが高いものではなく、その気になればWordやExcelでも作ることが可能です。

契約書への押印は、確かにとても重要な業務。だからこそ「テレワーク化できない」と思い込んでいる人もいます。

しかし、電子印鑑は想像以上に簡単に作成できるため、使い方やフローさえ決めてしまえばテレワーク化が可能です。

②発注用の在庫確認

社内の備品を発注する際、現在の在庫数量をチェックするためには社内にいなければならないと思っていませんか？実は在庫管理も電子化が可能です。

在庫管理システムを導入すれば、在庫の総量はオンラインで数値化されます。その数値を見てメールや電話などで発注すればよいので、テレワーク化が可能です。

わざわざ現場まで在庫を確認しに行く必要はありません。

③来客の受付業務

来客の受付業務も一部は自動化が可能です。

無人受付システムを導入することで、来客が現場社員と直接連絡を取れます。間に総務が入る必要はありません。

受付は会社の「顔」とも呼べる業務であることは事実です。そのため、完全に無人にしてしまうことに抵抗もあるでしょう。

しかし、新型コロナウイルスへの対策として「対面」を可能な限り減らすよう推奨されています。

そういった背景もあり無人受付に対する印象も変わってきているため、このタイミングで導入してみるのはいかがでしょうか。

④来客へのお茶出し

来客へのお茶出しは「テレワーク化できる業務」というよりは「総務が対応しなくても良い業務」に近いです。

打ち合わせに出る社員がお茶出しも対応すれば良いので、総務が対応する必要はありません。

特にコロナの影響で、お茶出しに対して良い印象を持っていない人もいます。

出席する社員が対応し接触回数を減らすことはもちろん、缶やペットボトルなどの商品を渡すのがおすすめです。

なお、現場社員のお茶出しを実現するためには、キャッシュレス決済サービス「オフィスペイ」が役立ちます。

導入費用・月額費用は無料（※条件あり）のため、興味があれば公式サイトをチェックしてみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

総務の仕事をテレワーク化する具体的な方法5つ

どうすれば総務の仕事をテレワーク化することができるのでしょうか？

ここからは実際に総務の仕事をテレワーク化する具体的な方法を5つご紹介していきます。

①電子印鑑・デジタル署名

電子印鑑やデジタル署名の導入を行うことによって、契約書への押印・署名業務はテレワーク化することができます。

デジタル署名とと混同されやすい言葉として「電子署名」があるのですが、実際には別々の物です。

電子署名は「署名した本人がその文書を作成したことを証明」するのに対し、デジタル署名は「電子署名に暗号技術などを組み合わせて改ざん防止を保証」しています。

デジタル署名付きの文書においては、送り側だけではなく受け取り側も非改ざん性を担保したものかチェックする必要があるのです。

そのため、機密文書や契約書などをやり取りする場合は、印鑑を使うよりもセキュリティ性が高いとも言えるでしょう。

②在庫のオンライン管理

在庫管理システムを導入することで、在庫数などがオンラインで管理できるようになります。

最初に在庫情報を入力すれば、その後は基本的にオンラインでの荷動きチェックが可能に。

タブレットやスマホでも利用できるので、社内でもテレワークでも使える優れものです。

③支払い管理のオンライン化

「請求・支払い業務」のオンライン化も可能です。請求書を電子化するソフトは有料・無料ともにリリースされています。

またソフトを導入せず、社用スマホやタブレットにスキャナーアプリを入れ、紙の請求書をPDF化して送付している企業もあります。

取引先への支払いは、インターネットバンキングの導入でオンライン化が可能になるので、支払い管理や請求管理もテレワーク化が可能です。

④無人受付の導入

来客時の対応を担当する受付をテレワーク化するには、いわゆる「クラウド受付システム」の導入が効果的です。

クラウド受付システムはいわゆる「無人受付」のシステムで、担当者に来客を直接通知できたり、来客情報をデータで残せたりという機能を持っています。

受付のテレワーク化を目的としたシステムではありませんが、総務の仕事を減らすことに一役買ってくれるでしょう。

また人同士の接触回数を減らせるため、感染症対策にも貢献してくれます。

⑤お茶出しのセルフ化

総務のテレワーク化のためにも、感染症対策のためにもお茶出しはセルフ化がおすすめです。現在では社内の自販機やドリンクサーバーが高機能・多機能化しています。

コロナの影響もあり、自動販売機やドリンクサーバーで来客に選んでもらうセルフサーブ方式は以前と比べて受け入れられやすいでしょう。

コロナ禍では接客業務も徐々に減らしていくのが自然な流れであり、その分の時間や人手を別の業務に当てることが業務の生産性向上にも繋がります。

オフィスペイで総務の仕事をテレワーク化しよう

総務の仕事をテレワーク化したいという状況において、大きな手助けとなるサービスが「オフィスペイ」です。

オフィスペイとは、社内での買い物をキャッシュレス化できる決済サービス。社員証を使って決済できるのが特徴で、社内での購買がグッとスムーズになります。

使った費用は本人からの給与天引きだけでなく、会社側が負担することも可能です。

そのため「現場社員が社員証でドリンクを購入して来客に提供」といったお茶出しも可能になります。

来客としても「現金を1枚ずつ入れて買う場合」と「社員証でピッと購入する場合」でっは、後者の方が気を使いにくいのではないでしょうか。

またキャッシュレス決済のため、連携した自販機や社内コンビニ、券売機などの購買データをオンラインでチェックできます。

そのため福利厚生の成果を一元管理することが可能になるのです。

総務の仕事をテレワーク化する場合はもちろん、業務効率化にも効果的ですので、興味があれば公式サイトをチェックしてみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ：ツールを活用してテレワークを実現しよう

テレビや新聞で「総務系の部署がテレワーク化できない」と取り上げられているため、「総務はテレワーク化できない」と思っている方も多いようです。

ですが、実際にはそんなことはありません。

クラウド在庫システム、自動受付システム、オフィスペイなどを活用すれば以下の業務はテレワーク化することが可能です。

全てをテレワーク化することはできなくても、2～3つをオンライン化できれば、総務のテレワーク化は大きく進みます。

まずはできるところから始めてみてはいかがでしょうか。

オフィスペイの公式サイトを見る