総務のテレワーク導入率とは？フルリモート率は1.6%

総務専門誌「月刊総務」によると、コロナにおける緊急事態宣言中での総務のテレワーク実施率は以下の通りでした。

• 交代制で毎日ではないが週に数回出社した：40.0%
• 交代制で毎日最低でも１人は出社するようにした：33.1%
• ほとんど毎日出社していた：25.3%
• 完全にリモートワークだった：1.6%

出典：PR TIMES

一方、総務以外のテレワーク導入率はどうでしょうか。

株式会社カオナビが20代から60代の自由業を除く有業者9,721名に行った調査によると、「毎日リモートワーク」と答えた人は17.4%でした。

参考：カオナビHRテクノロジー総研調査レポート

こちらも2020年5月1日～2020年5月7日に行った調査のため、緊急事態宣言中での数字です。

テレワークの実施形態は企業ごとに大きく異なるため、一概に比較するのは難しいのですが、少なくともフルリモート率においては総務の実施率は低いことがわかります。

では、総務のテレワーク実施率が低いのはなぜでしょうか？次の項で解説していきます。

総務のテレワーク実施率が低いのはなぜか？

総務のテレワーク実施率が低い理由についても、同じく「月刊総務」が調査しています。

上記のようにオフィスで行わなければならない業務が多いため、テレワークが難しいのが現状です。

確かにこれまで現場で行っていた書類や押印、電話関連の業務をいきなり撤廃・変更するのは難しいかもしれません。

ただ、このような状況を受けていくつかの企業においてはハンコでの押印を廃止し、電子署名を取り入れる動きも出始めました。

デジタル化を取り入れることで、少しずつ総務のテレワークも可能になりつつあります。

総務がテレワークを導入するための方法4選

社内のテレワーク格差を解消する方法としては、どのようなことが考えられるでしょうか？

先述の押印作業の電子化などを始め、例として挙げられることを紹介します。

①電子署名の推進

総務のテレワーク化を阻害している要因として話題になることが多い「押印」作業を電子化することは、もはや必須と言ってもいいでしょう。

例えば海外との取引を行う企業では、契約書受け取りの際に、PDF化された「サイン」のみで契約業務を完結させている事例もあります。

「ハンコの全廃止」は難しいかもしれませんが、「ハンコ、または電子署名」という形にすることで各方面にメリットのあるテレワークが実現できるのではないでしょうか。

②無人受付を導入する

無人受付を導入することで、受付業務をオンライン化できます。

無人受付システムがあれば担当者と来客がそのまま連絡が取れるため、間に総務が入る必要がありません。

代表的な無人受付サービスについては、以下の記事でも紹介しています。詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてみてください。

＞＞オフィスの受付を無人にする方法｜おすすめの無人受付システム8選を紹介

③備品管理や補充を自動化する

備品の発注や補充作業も自動化・電子化できます。

例えば、備品管理システムを導入し、量が減ったら自動で発注する仕組みを作るなどです。

発注まで任せずとも「減ってきたらメールで通知」といった設定もあります。発注作業はこの通知をもとに業者へ連絡することも可能です。

④お茶出しを現場社員が行う

来客時の「お茶出し」を総務の社員に担当させている会社もあるでしょう。

しかし、これらはドリンクサーバーや自販機を導入することで、出席する社員が各自で行うことが可能です。

総務の仕事を減らせるだけでなく、接触回数を減らせるので感染症対策にもなります。

総務がテレワークを導入するにはITの活用が必要

前項で例にあげたように、ITを活用することで総務も少しずつテレワークを導入していくことが可能です。

またITを活用することは、テレワークの導入だけでなく、業務効率化や生産性向上にも繋がります。総務の人材活用や登用基準も変わっていくでしょう。

アフターコロナでも取り入れたツールが腐ることはないため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

総務のテレワーク導入をサポートする「オフィスペイ」

総務がテレワークを導入する方法の一つに「お茶出しを現場社員が行う」を紹介しました。

ただ、現場社員がお茶出しを行ったとすると、自販機や社内コンビニでのドリンクの購入費は本人が立て替えることになります。

すると「現場社員が経費の申請⇒総務や経理が承認」と余計な手間が増えてしまいます。

この問題を解決するのが「オフィスペイ」です。

オフィスペイとは、自販機や社内コンビニに設置することで、社員証などでの決済が可能になるサービス。

使った金額は給与天引きにすることも会社側が負担することもできるため、

• 個人で購入した分は給与天引き
• お茶出しで購入した分は会社側が負担

のように活用できます。

また、自販機や専用ボックスと連携することで、無人の備品貸し出しを行うことが可能です。

このように、オフィスペイは総務のテレワークの導入をサポートする機能が充実しています。

初期費用・月額費用ともに無料（※条件あり）で導入できるため、テレワークの実施を考えているのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

公式サイトに詳しい情報や資料が載っているため、詳しくは以下ページからご確認ください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ：テクノロジーを活用して総務のテレワーク化を進めよう

コロナや働き方が重視される時代背景に伴い、テレワークの導入と拡大は今後さらに進んでいくと考えられます。

テレワークの導入が難しいと言われている職種でも、業務や備品をデジタル化していくことで、少しずつテレワーク化していくことは可能です。

またテレワークの導入に伴う業務のデジタル化は、業務効率の改善や生産性向上にも繋がります。アフターコロナの環境でも、無駄になることはありません。

まずは社内でアイデアを出し合い、できるところからテレワーク化を進めてみてはいかがでしょうか。