オフィスに無人受付を導入する5つのメリット

オフィスの受付無人化には、大きく上記5つのメリットが存在します。

無人受付導入の最大のメリットは、業務効率のアップです。

多くの受付システムでは、来客が受付に到着するとコミュニケーションツールやメールで担当者に通知が届きます。

よって受付担当者が内線電話で担当者を探したり、総務の社員が業務を中断したりする必要がありません。

受付システムを導入するとお客様が受付に到着してからの流れが以下のように変化するため、来客を待たせないスピーディーな対応が可能になります。

またシステム導入後は受付担当者が不要になるため、人件費などのコスト削減にも役立ちます。

さらに受付システムは無人で受付対応ができることにより、感染症対策にもなります。

またコロナ禍の昨今、無人受付の導入は感染症対策だけでなくイメージアップにも貢献するでしょう。

オフィス向けの無人受付システムは大きく2タイプに分けられる

オフィス向けの無人受付システムは、大きく分けると以下2のタイプです。

まずはそれぞれのタイプの特徴について紹介します。

①タブレット型

タブレット型とは、その名の通りiPadなどのタブレットを使用した無人受付システムのことです。

タブレット型は操作がシンプルかつ分かりやすいことが特徴で、初めて会社を訪れる人でも簡単に担当者を呼び出すことができます。

またタブレット1台を受付に設置するだけなので、設置スペースに悩む必要もありません。

②ロボット型

一方ロボット型は、受付に設置されたロボットが来客対応をする無人受付システムです。

音声認証や顔認証を搭載しているロボットも多く、タブレット型と比べて来客が情報入力する手間が減るというメリットも存在します。

またロボットによる受付は、企業を訪れた人に先進的なイメージを与えることにも役立ちます。

受付は来客が必ず目にするものなので、お客様に与えたいイメージを考え、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

オフィスに導入できる無人受付システム8つ

では、オフィスに導入できる無人受付システムにはどのようなものがあるのでしょうか。

ここではタブレット型のシステムを5つと、ロボット型のシステムを3つ紹介します。

①タブレット型

まずは、タブレット型の受付システムを5つ紹介します。

1. RECEPTIONIST

(画像引用：RECEPTIONIST 公式サイト)

3,000社以上の導入実績を持つ受付システムです。

自動受付だけでなく日程調整機能などもついており、打ち合わせに関する全ての業務を軽減したいとお悩みの企業に向いています。

SlackやChatwork・WeChatなどのビジネスツールの他にも、SMS・メールと幅広い通知方法に対応しています。

そのため、「受付システム導入のために、新しいチャットツールも導入しないと...」と迷う心配もありません。

また来訪者の記録管理や、Googleカレンダー・Outlookカレンダーとの連携も可能です。正に痒いところに手が届くサービスと言えるでしょう。

2. ACALL

(画像引用：ACALL 公式サイト)

自動受付対応だけでなく、会議室の利用状況や勤怠状況まで幅広い情報を共有できるシステムです。

またオフィスへの入館ゲートや電子錠、照明や空調等の設備との連携も可能。自動受付だけでなく、スマートオフィス化にも役立ちます。

最大の特徴は、受付システム機能だけを導入したい場合は無料で利用できること。

「無人受付化に興味はあるが、コストはかけられない」と考えている企業に特におすすめです。

3. Smart at reception

(画像引用：Smart at reception　公式サイト)

AI受付機能が搭載された受付システムです。

AIが搭載されていることにより、タブレットに向かって名前や部署名を伝えるだけの音声受付にも対応しています。

キーボードに担当者や名前を入力しなくても、受付担当者に話しかける様な感覚で受付が可能です。

また既存の内線システムを活用して、内線電話で呼び出しをすることもできます。

有償カスタマイズにも対応しているため、オプションが豊富なサービスを選びたいと考えている企業にぴったりなサービスです。

4. more Reception

(画像引用：more Reception)

タブレットではなく、専用のタッチパネルを利用して来客対応ができる受付システムです。

専用機器はコンパクトタイプ・カウンタータイプ・フロアタイプの3種類があり、設置するスペースや来客者の傾向に合わせて選択することができます。

事前に担当者が共有しておいたQRコードを機器にかざすだけで受付が完了するので、いちいち部署名や氏名を入力する必要もありません。

また操作方法を「音声での案内」や「英語での音声案内」「英語表記」に対応している点も嬉しいポイントです。

5. I-Face

(画像引用：I-Face　公式サイト)

「通話パターン」「チャットパターン」「通話＋チャットパターン」の3つの呼び出し方法が用意された受付システムです。

通話パターンは受付に設置されたタブレットで担当者と通話ができる方法で、初めて会社を訪れた人でも簡単に担当者と連絡を取ることができます。

また画面設計がシンプルに設計されているので、初めて受付システムで手続きを行う場合でも迷うことがありません。

シンプルで分かりやすい受付システムを導入したい企業に特におすすめです。

②ロボット型

次に、ロボット型の受付システムを3つ紹介します。

1. 企業受付 for Sota

(画像引用：企業受付 for Sota　公式サイト)

対話ロボットのSotaが受付の対応をする受付システムです。

Sotaに話しかけるだけでなく来客がタブレットを操作する必要はありますが、顔認証システムなどにより、タブレット型のシステムと比べて入力作業を省略できます。

さらに電子錠と連携することで、顔認証で登録済みのスタッフはオフィスの電子錠を自動開錠することも可能です。

また来訪履歴が自動的に登録されるため、誰がいつオフィスを訪れたかを簡単に確認することもできます。

来客に先進的なイメージを与えたい企業に特におすすめです。

2. MOT/Phone

(画像引用：MOT/Phone　公式サイト)

元々はタブレット型のサービスですが、ロボットの「Kibiro」を設置することでより便利になる受付システムです。

お客様が受付に到着するとKibiroが喋って対応をおこない、来訪予定が登録されている来訪者であればKibiroが名前を呼ぶ機能も搭載されています。

Kibiroが受付を行った後は、MOT/Phone受付システムに接続している電話機を使用して担当者と直接話すことができます。

担当者は会社の電話機やスマートフォンで受けることができ、担当者が受付に向かうまでの間に、事前に登録しておいた内容をKibiroに喋らせることも可能です。

3. Welbo

(画像引用：Welbo 公式サイト)

受付電話とロボットが一体化した受付サービスです。ロボットが音声や顔認証で対応した後に、来客と担当者が内線電話で話すことができます。

来客の写真を担当者に送信する「画像転送機能」や「ドアロック解除連携」などの機能が用意されており、受付業務を劇的に削減することが可能です。

チャットツールやメールではなく、内線電話で来客の連絡を受けたい企業に特におすすめです。

無人受付と相性の良いキャッシュレス決済化サービス「オフィスペイ」

無人受付の実現を目指すなら、キャッシュレス決済化サービス「オフィスペイ」の導入がおすすめです。

オフィスペイとは、オフィスの自動販売機などの決済を、キャッシュレス化できるサービス。以下の決済が可能になります。

初期費用・月額費用ともに無料（※条件あり）で設置できるため、興味があればお気軽に公式サイトを覗いてみてください。

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オフィスペイを使えば現場社員がお茶出し可能。無人受付の実現にも貢献

オフィスペイでは、社員証で決済した費用を「給与天引き」にするか「会社の負担」にするか選べます。

そのため「現場社員が自販機でペットボトルを購入→来客に提供」の流れで、お茶出しを効率化することが可能です。

現場社員がお茶出しをすれば総務が出る必要もないため、無人受付の実現にも貢献します。

「コップで提供されるお茶よりも衛生的」と感じる人もいるので、来客からの印象も良くなる可能性もあります。

オフィスペイは初期費用・月額費用も無料（条件あり）

オフィスペイは導入費用・月額費用も無料(※)です。

※使用用途や従業員数など条件がございます

そのため「初期費用ゼロ・ランニングコストは電気代のみ」でキャッシュレス決済が可能になります。

「ホスピタリティ溢れた無人受付を実現したい」という場合、コストをかけずに導入できるオフィスペイがおすすめです。

興味があればお気軽に公式サイトから資料を無料ダウンロードしてみてください。

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まとめ：オフィスの受付無人化は業務効率の上昇に役立つ

この記事では、オフィスの受付無人化について紹介しました。

オフィスの受付無人化には以下の2つのタイプがあります。タイプを選ぶ際は訪問者に与えたいイメージや、企業の問題点に合わせて選択することが重要です。

オフィスの無人受付化は従業員の業務効率を上げるだけでなく、来客をスムーズに担当者に繋げられる・企業のイメージアップができるなどのメリットも存在します。

「来客時の対応により業務に支障が出ている」と感じているのであれば、オフィスの無人受付化を検討してみてはいかがでしょうか。