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オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーション(DX)6つの事例と注意点

コラム
記事掲載日:2020年10月28日
最終更新日:2020年10月30日

医療や建設、飲食、農業などなど、非常に幅広い業界で行われているデジタルトランスフォーメーション(DX)。

「オフィスにもデジタルトランスフォーメーションを導入したい」と考えることもあるのではないでしょうか?

そこでこの記事では、様々な場面で使われいるデジタルトランスフォーメーションをオフィスに活かすパターンについて解説していきます。

実例を交えながらできるだけわかりやすく解説していくので、ぜひご一読ください。

目次

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?

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そもそもデジタルトランスフォーメーション(DX)とはどういったものでしょうか?簡単におさらいしておきます。

簡単に言ってしまうと「ITの技術を活用して暮らしをより便利に変化させること」がデジタルトランスフォーメーションです。

「PayPay」「LINE Pay」などのキャッシュレスアプリも決済のDXですし、フリマアプリ「メルカリ」もフリーマーケットのDXです。

他にも、

  • コンビニやスーパーでのセルフレジの導入
  • 会員カードのアプリ化
  • AIを活用したタクシー配車

などなど、挙げれば切りがありません。

このように、DXは私たちの周りの様々なところで進んでいます。

オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーションとは?6つの例をもとに紹介

日頃私たちの周りに取り入れられているデジタルトランスフォーメーションを紹介しましたが、オフィスや企業の場合ではどんなものがあるのでしょうか?

本項では、オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーションとは何か、以下6つを例に紹介していきたいと思います。

【オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーションの例6選】

  1. 無人受付の導入
  2. 社外への電話転送の導入
  3. 備品管理の自動化
  4. 経理業務の効率化
  5. 紙管理からデータ管理へのペーパーレス化
  6. 社内の食堂・自販機・コンビニなどのキャッシュレス化

1つずつ詳しく見ていきましょう。

①無人受付の導入

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出典:https://receptionist.jp/

まず1つ目は、無人受付の導入です。無人受付を導入することで、フロントに人が立つ必要がなくなるだけでなく、来客が担当者に直接連絡を取れるなどのメリットがあります。

受付業務は、企業によってはアナログな部分が残っているのが現状です。

実際に無人受付のシステムを開発提供している「株式会社RECEPTIONIST」のCEOであり元受付嬢である橋本真里子さんは「受付の煩雑な業務をITの力で効率化したかった」と語っています。

参考:TechCrunch Japan

受付を無人にすることで人員の削減はもちろん、今まで受付の方が行っていた取次業務や接客業務をなくすことが可能です。

②社外への電話転送の導入

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出典:https://callnavi.jp/lp_cloudpbx/

2つ目は社外への電話転送の導入です。

オフィスに設置していた電話交換機(PBX)をクラウド上に配置することで、ネット環境があれば外出先でも内線や外線に繋ぐことができます。

例えば「IoTでんわ」というサービス。

Wiz Cloudさんの「IoTでんは」は外出先でもスマートフォンから内線や外線に繋ぐことができ、外出が多い企業には効果的なサービスです。

設備の配置工事も不要なので導入コストが抑えられる上に、転送電話自体が必要なくなるため転送通話料も無料になります。

③備品管理の自動化

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出典:https://smartmat.jp/

3つ目は、備品管理の自動化です。

コピー用紙やオフィス用品の在庫管理は、思ったより手間がかかませんか?

そのうえ予備が少なくなっているのに気づかず慌てて発注する...なんてことも。そんな管理や発注漏れをシステムによって解決する方法があります。

例えば、パナソニックの「スマートマット」というサービス。

備品やオフィス用品の在庫をブラウザ上で確認できるほか、在庫が少なくなったら自動発注できる機能などがあります。

名前の通りマット型の計測機でコードレスなので、場所を選ばず設置でき在庫が減れば自動発注が可能です。

スマートマットが自動で備品管理を行うので総務は他の重要な仕事に時間を割くことができます。

④経理業務の効率化

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出典:https://www.teamspirit.com/ja-jp/

4つ目は経理業務の効率化です。

経理はミスが許されないのにも関わらず、人手不足などで一人当たりの仕事量が多く忙しい部門である場合が多いもの。

そんな経理業務の効率化を図るのに「TeamSpirit」というサービスがあります。

TeamSpiritでは領収書をカメラで撮影すると機械が読み取ってくれるため、入力する手間が省け、申請者本人で交通費や経費の清算が可能です。

正確な作業が必要とされる経理業務で毎月の交通費や経費の申請が少しでも減るのは非常に助かりますよね。

負担が減ることで他の業務へ集中できるため、忙しすぎてミスに繋がるリスクの軽減されます。

⑤紙管理からデータ管理へのペーパーレス化

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出典:https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

5つ目は、紙管理からデータ管理へのペーパーレス化です。デジタル化が進んでいる中でも、まだまだ企業では紙媒体でのやり取りが多くあります。

紙は紙でいいところもありますが、データ管理にするメリットも非常に多くあります。例えば、以下のようなもの。

  • 場所を取らない
  • 必要なデータをすぐに見つけられる
  • データの受け渡しに時間がかからない
  • 紙より簡単に改訂や追記ができる

実際に「楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス)」というサービスでは、契約書の自動通知や自動更新、スキャナで電子化したファイルの自動登録などが可能です。

導入直後に今までの情報をデータ化する手間は発生してしまいますが、その後の効率化などを考えれば導入する価値はあると言えます。

⑥社内の食堂・自販機・コンビニなどのキャッシュレス化

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6つ目に紹介するのは、社内の食堂や自販機、コンビニなどのキャッシュレス化です。

社内に食堂やコンビニが完備されているものの、食堂の食券機では現金決済のみ。しかも金額の大きい紙幣は使えない...なんてことはありませんか?

昨今では経済産業省がキャッシュレスを推進していることもあり、やっと浸透し始めたキャッシュレス決済。

ですが、まだまだオフィスの小規模コンビニや食堂などでは、キャッシュレス決済に対応していないこともしばしば。

そんな場合に効果的なのが「オフィスペイ」というサービスです。

オフィスペイの端末を設置すれば、社員証でキャッシュレス決済できるようになり、小銭やお財布を持ち歩く必要がありません。

オフィス内の決済にデジタルトランスフォーメーションを実現することができます。

デジタルトランスフォーメーション自体を目的にしてはいけない

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ここまでデジタルトランスフォーメーションでどんなことができるのか紹介してきましたが、決して導入自体が目的にならないよう注意する必要があります。

効率化や生産性を向上させるためには、つい「とりあえずデジタル化を進めよう」と考えてしまう人もいるでしょう。

しかしデジタルトランスフォーメーションを進めサービスやツールを導入したとしても、成し遂げたい目的が達成されていなければ意味がありません。

導入したはいいものの、使われていない、上手く運用できていない...こんなケースは決して珍しくありません。

難しいものをいきなり導入するのではなく、活用できるところ、利用しやすいところから少しずつ進めていくのが重要になります。

コロナ禍でオフィスのデジタルトランスフォーメーションはより加速していく

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昨今のコロナ禍の影響で、テレワークを導入するためにも企業のデジタルトランスフォーメーションはより加速していくと予想されます。

例えば、テレワーク導入のためにはデータの電子化は避けては通れません。

またコロナ禍では、社内だけではなくお客様と接触する場合にも対策が必要になってきました。

以前までは対面で打ち合わせをしていましたが、今ではZoomなどのオンラインで行われている現状があります。

このように、企業のデジタルトランスフォーメーションはオフィス内に留まらず加速していくでしょう。

オフィスのデジタルトランスフォーメーションをサポートする「オフィスペイ」

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最後に、オフィスのデジタルトランスフォーメーションをサポートするサービス「オフィスペイ」について紹介します。

オフィスペイとは「社内の購買をキャッシュレス化できる決済サービス」です。

社内の自販機や券売機などに設置することで、社員証をはじめとしたキャッシュレス決済が可能になります。

オフィスペイでできることとしては、以下が挙げられます。

【オフィスペイでできることの例】

  • 決済の時間が短縮される
  • 現金に触れる必要がなくなり清潔を保てる
  • 「現場社員が来客用のお茶を購入。費用は会社負担」ができるため、総務のお茶出しが不要になる
  • 「社員食堂での費用を毎月〇〇〇〇円会社が負担」のような食事補助を導入できる
  • 「成績優秀者にはドリンク〇本サービス」などのインセンティブを導入できる

このように社員の利便性の向上を図るだけでなく、福利厚生の幅を広げることも可能です。

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オフィスペイならコロナ禍での活躍はもちろん、アフターコロナでも活用できます。初期費用は基本0円。月額料金もありません。

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まとめ:できるところからデジタルトランスフォーメーションを進めよう

デジタルトランスフォーメーションは私たちの生活や仕事、社会の中の様々なところで取り入れられています。

オフィスでもデジタルトランスフォーメーションは進んでおり、コロナ禍で今後さらに加速していくでしょう。

ですが導入自体が目的になってしまい「ツールを導入したものの上手く活用できてない...」なんてことになっては本末転倒。

まずは誰でも利用しやすいものを取り入れていくのがおすすめです。

利用しやすい・導入しやすいサービスとして、本記事では「オフィスペイ」を紹介しました。

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