キャッシュレスとDXを考えるWebマガジン

備品管理システムを導入すべき3つの理由と注意すべきポイント

コラム
記事掲載日:2020年12月02日
最終更新日:2021年09月20日

備品管理システムを導入すべき3つの理由と注意すべきポイント

「備品の種類が多く、管理コストが膨らんでいる」といった悩みはありませんか?

管理している備品が多岐にわたると、在庫や状態を把握するだけでも一苦労ですよね。

上記のように悩んでいる方へ向けて、本記事では「備品管理システム」についてご説明していきます。

<本記事のポイント>
  • 備品管理システムを導入すると「在庫切れリスクの低減」「棚卸の効率化」「貸し出し手続きの簡略化」ができる
  • システムを導入するなら「導入目的の明確化」と「運用ルールの策定」が重要
  • 低コストで在庫管理システムを導入するなら、オフィスペイがおすすめ

備品管理システムの導入のポイントがわかると思うので、ぜひご一読ください。

備品管理には、設置・月額費用が無料(※条件あり)の「オフィスペイ」の導入がおすすめです。

自販機や売店で、社員証やクレジットカードでの決済が可能になります。

無人の備品貸出システムとしても活用できるため、備品管理にも貢献します。
※必要なのは、オフィスペイ端末を取り付けることのみ。

オフィスペイの公式サイトを見る

目次

備品管理システムを導入すると何が変わる?



備品管理システム導入前
  • 備品管理台帳が読みにくい
  • どこに何があるのか分かりにくい
  • 実際の在庫数が合わない
  • 総務への備品貸し出し手続きが面倒
備品管理システム導入後
  • システム上で備品データが管理されており読みやすい
  • どこに何がどれだけあるのか把握しやすい
  • 台帳と実際の在庫数がマッチしやすい
  • 手続きが簡略化されて備品を利用しやすい

備品管理システムを導入する前と後では、上記のような違いがあります。システム導入前と後の違いを一言で表すと「管理ミスが激減する」です。

確かに備品管理それ自体は、紙の備品管理台帳などで管理しても問題ありません。

ただ、人間である以上ミスは発生してしまうもの。どうしても在庫数の数量間違いなどは発生してしまいます。

しかしシステムなら管理ミスの発生数を大幅に低減できるため、在庫を効率的に管理できます。

【目的別】おすすめの備品管理システム

【目的別】おすすめの備品管理システム

備品管理システムといっても様々な種類があります。「どのシステムを選べば良いのか分からず迷っている」と悩んでいる方もいるでしょう。

そこで下記では、管理目的ごとのおすすめ備品管理システムについて紹介します。

在庫管理を見える化するなら「IoT備品管理システム」がおすすめ

「在庫数を正確に把握したい」
「備品在庫が切れるリスクを少しでも減らしたい」

このように悩んでいる方には「IoT備品管理システム」がおすすめです。IoT備品管理システムとは、インターネットを活用した備品管理システムのこと。

例えば備品管理ボックスと社内のインターネットを繋げることで、備品の利用履歴をほぼリアルタイムで把握できます。

備品在庫が一定以下になったら、担当者へ自動で通知を送るよう設定することも可能です。

また専用マットの上に備品を保管し、一定重量以下になったら通知を送る、といった備品在庫システムもあります。

このように最新のIoT機器を活用することで、備品在庫が無くなるリスクを抑えることができます。

棚卸を効率化するならICタグがおすすめ

「検品や棚卸といった作業の効率を上げたい」とお考えの方は、ICタグを活用した備品管理システムがおすすめです。

<ICタグのメリット>
  • 複数のタグを一括でスキャンできる
  • 離れていてもタグを読み取れる
  • 段ボールに入った状態でもスキャンできる

ICタグを備品につければ、納品時に一瞬で検品作業を終えたり、棚卸もすぐに終わります。

例えば、ICタグを活用した業務効率化としてはユニクロのセルフレジが有名です。

ユニクロのセルフレジは、商品をカゴごと指定の位置に置くだけで、商品の種類や数量を高精度で検出できることで一躍有名となりました。

このようにICを活用した業務効率の改善例は多くあります。在庫数が多くて棚卸に苦労している方や、納品時の検品業務が負担になっている方におすすめです。

手続きの手間を減らすならID認証がおすすめ

「備品の貸出・返却作業に時間が取られている」とお悩みであれば、ID認証を利用した備品管理システムを検討してみてはいかがでしょうか。

個別のIDをバーコードやQRコードとして社員証に割り振って、ロッカーや備品ボックスに社員証をかざし備品を貸し出しするイメージです。

無人で管理できるため、総務部の負担が減るのがメリット。

「無人で備品の貸出・返却業務を行えるようにしたい」と考えているのであれば、ID認証を活用した備品管理がおすすめです。

 

備品管理システムを導入する前に注意すべき3つのポイント

<備品管理システム導入前に注意すべき3つのポイント>
  1. 備品管理システムを導入する目的を明確にする
  2. 備品管理のルールを明文化する
  3. 備品の補充や棚卸は人が行う必要がある

本項では、備品管理システム導入時に注意すべき上記3つのポイントを紹介していきます。

システムの導入を前向きに検討しているのであれば、参考にしてみてください。

①備品管理システムを導入する目的を明確にする

備品管理システムを導入する前に、「なぜ導入する必要性があるのか」「具体的にどのような成果を挙げたいのか」を明確にしましょう。

<システム導入の目的例>
  • 備品管理の省力化(省人化)を実現する
  • 備品の在庫不足リスクを無くす
  • 備品の購買データ、利用データを蓄積して業務に活用する

導入目的を設定することで、「別の備品管理システムを導入するべきだった」「導入したのに業務が効率的にならない」といったリスクを予防できます。

導入目的を検討するときは、下記のポイントを考慮することをおすすめします。

<システム導入前の検討ポイント>
  1. 今の備品管理プロセスのどこに問題があるのか
  2. システムの導入で問題が解決するのか
  3. 問題を解決するにはどのシステムが最適か

②備品管理のルールを明文化する

備品管理システムの運用方法について、導入時にルールを明文化するようにしましょう。

<備品管理システムの運用ルール例>
  • 在庫数が〇個以下になったら発注する
  • 在庫の発注は必ず〇個以上オーダーする

備品管理を効率化するには、システム導入後にうまく運用できるかがポイントです。

「システムを導入したけど、うまく活用できなかった」というリスクを防ぐために、システム導入後はどのように運用を行うか、ルールを明文化することをおすすめします。

③備品の補充や棚卸は人が行う必要がある

備品管理システムを活用すれば、業務の省人化ができます。ただし完全に備品管理を無人化するのは難しい、ということは覚えておきましょう。

備品の貸出や返却といったプロセスは自動化できますが、備品の発注や補充といった業務は人間が行う必要があります。

ただし社内コンビニや自動販売機といった飲食物の管理については、社外の業者の人が商品の発注や補充といったサービスも行ってくれます。

もし飲食物の在庫管理・補充まで自社で対応しているようでしたら、別サービスを検討するのは効果的です。

 

社内の備品管理にオフィスペイがおすすめ

社内の備品管理にオフィスペイがおすすめ

「備品管理を無人化したい」
「社員の業務効率を上げたい」

このように考えているのであれば「オフィスペイ」はピッタリです。本項では、備品管理システムとしても使えるオフィスペイについてご説明します。

オフィスペイとは?

<オフィスペイの特徴>
  • 自販機や券売機に設置すれば社員証などのキャッシュレス決済が可能になる
  • 自販機や専用ボックスに設置すれば備品管理にも活用できる
  • 初期費用、月額料金は無料(※条件あり)

オフィスペイとは、社内の自動販売機や券売機を社員証で決済可能にするサービスです。利用者側は社員証を端末にかざすだけで、飲食物の購入ができます。

自販機や社内コンビニの導入から商品の補充まで、すべて業者が対応してくれるため総務部の手間がかかりません。

備品管理ボックスに設置すれば、無人での備品管理としても利用できます。

オフィスペイが備品管理に貢献できること

<オフィスペイが備品管理に貢献できること>
  • 自動販売機を活用した備品の貸し出し
  • 備品ボックスと連携した社員証での無人備品管理(今後導入予定)

現在オフィスペイでは、自動販売機を活用した備品の無人貸し出しに対応しています。ドリンクを買うのと同じ要領で会社の備品を貸し出すことが可能です。

また、今後は社内の備品管理も効率化できるよう、専用の管理ボックスを導入予定です。管理ボックスに社員証をピッとかざすだけで備品の無人貸し出しが可能になります。

システム上で履歴を管理できるため、手書きで備品管理台帳を運用する必要もありません。

オフィスペイを導入する方法

<オフィスペイ導入の流れ>
  1. オフィスペイへお問い合わせ
  2. オフィスペイ担当者との打ち合わせ
  3. 業者が訪問して機器を設置
  4. サービスの利用開始

オフィスペイを導入する方法は上記の通りです。

お問い合わせいただくと、担当者から折り返しご連絡いたします。打ち合わせ後提携サービスを選び、設置業者が貴社オフィスへ機器の取り付けに伺います。

「オフィスペイの詳細を知りたい」とお考えでしたら、まずはお気軽に公式サイトから資料ダウンロードしてみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ:備品管理システムを導入して業務効率化を目指しませんか?

備品管理システムを導入して業務効率化を目指しませんか?

<本記事のまとめ>
  • 備品管理を効率化するなら専用システムの導入がおすすめ
  • 備品管理システムを契約前に「導入目的」「運用ルール」を決めておくべき
  • 飲食物の備品管理システムならオフィスペイがおすすめ

備品管理のプロセスを効率化するなら、備品管理システムの導入をおすすめします。

システムを導入することで、備品の貸出・返却、在庫チェックといった作業の省力化・無人化が可能です。

これによって総務部のリソースに余裕が生まれ、他の業務に専念できます。

とはいえ、システムをただ導入するだけでは、あまり効果がでてこないリスクもあります。

上手く活用するには、導入前に「システムの導入で何を達成したいか」「どのような手順でシステムを運用するのか」といったことを明確にしましょう。

備品管理にお悩みであれば、ぜひこの機会に備品管理システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

本記事で紹介した「オフィスペイ」なら、初期費用・月額料金ともに無料(※条件あり)で手軽に導入できます。少しでも興味があればお気軽にお問い合わせください。

オフィスペイの公式サイトを見る

キャッシュレスとDXに関する
最新の情報をお届けするメディア
他のカテゴリーの記事を見る