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備品管理の4つの改善事例と、事例からわかった失敗を生む原因3選

コラム
記事掲載日:2021年09月21日
最終更新日:2021年09月29日

備品管理が上手くいかないときは、改善事例を参考にしてみるのがおすすめです。どのように問題を解消したかがわかるため、自社の備品管理を改善するヒントが得られるでしょう。

本記事では、4つの事例をもとに、備品管理の改善に役立つ方法をお伝えします。

<本記事のポイント>
  • 改善事例を参考にすると、備品管理の問題点を見つけやすくなる
  • 備品管理が上手くいかない原因は主に3つある
  • 備品管理の問題点に合わせて、改善方法を取り入れるのがおすすめ

「備品管理を改善したいが、方法がわからない」と悩んでいるなら、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

備品管理を効率的かつ手軽にするなら、備品管理システムの導入もおすすめです。

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目次

備品管理を改善した事例4つ

備品管理を改善した事例4つ

<備品管理の改善事例4つ>
  • 支店での煩雑な備品管理から、本部での一元管理に成功
  • 正確な在庫管理で備品の無駄を減少
  • タグ読み取り装置で、備品の場所や個数を把握
  • 現物とデータの数値照合を楽に

ここでは、備品管理でよくありがちな問題を改善した事例をご紹介します。現在抱えている問題と似たケースがあるかなど、考えながら読んでみてください。

事例①支店での煩雑な備品管理から、本部での一元管理に成功

紙ベースで備品管理をおこなっていたホテルでは、システム管理に変更することで効率的な管理へ改善しました。

このホテルでは、システム導入前は備品の発注や在庫チェックをホテルの各支店でおこなっていました。

しかし、ホテルの各支店で管理方法が微妙に異なり、過剰在庫を抱えたり備品管理書類が煩雑に保管されたりする問題があったのです。

備品管理システムの導入によって本部での一元管理が可能となり、適切な在庫管理や備品の計画的な定期交換を実現させています。

事例②正確な在庫管理で備品の無駄を減少

Excelの在庫管理表が上手く機能していなかった大学では、Excelデータを備品管理システムへ移行させ、備品管理を効率化させました。

この大学では、Excelの管理表で備品の耐用年数や在庫数をチェックしていました。Excelのように人の手で記入する管理表は、記入漏れ・記入ミスなどにより実態とのズレが生じやすいのが難点です。

システム管理であれば、スキャンで瞬時に備品の在庫数を読み取ったり、耐用年数をデータで把握したりできます。

目視や人の手で管理することで生じる精度の低さを、備品管理システムで解決した一例です。

事例③タグ読み取り装置で、備品の場所や個数を把握

作業着がきちんと戻されているか毎日チェックが必要な工場では、タグ型の備品管理装置を使うことで作業を簡略化しました。

タグ型の備品管理装置は、作業着の枚数がそろっているか即座に確認できる仕様です。担当者が1枚ずつ確認することが不要となり、毎日の備品管理にかかっている時間を短縮しました。

なお、備品管理システムの中にはリアルタイムで備品の場所を確認できるものもあり、備品の紛失時に役立ちます。

事例④現物とデータの数値照合を楽に

最後の事例は、廃棄書類の管理方法を改善した事例ですが、備品管理にも応用できる考えのためご紹介します。

ある金融機関では、保存期間の決まっている廃棄書類の管理が煩雑化していました。

廃棄書類は属人的に管理されていたため、置き場所が違ったり記録上の枚数と合わなかったりするなどの問題がありました。

この金融機関では管理表システムを導入し、廃棄書類の枚数や置き場、廃棄期日などを見える化して問題を解消しています。

事例からわかった備品管理が上手くいかない原因3つ

事例からわかった備品管理が上手くいかない原因3つ

事例をもとに備品管理がなぜ上手くいかないのか整理してみると、主に上記のような問題点が浮かび上がります。

問題点を把握することが改善の近道となるため、まずは備品管理が上手くいかない原因を詳しく見ていきましょう。

原因①備品の置き場所が明確になっていない

ひとつ目の原因は、備品の置き場所が明確になっていないことです。

思っている場所に備品がなかったり、どこに置いてあるか誰もわからなかったりすると、備品を探すのに時間がかかります。

棚卸し作業や在庫チェックにも時間を費やしてしまうため、備品管理に無駄な労力をかけることになるでしょう。

備品の置き場所をきちんと把握することが、備品管理の効率化に繋がります。

原因②備品管理が属人化している

備品管理が担当者の属人的業務になっているのも、問題点のひとつです。

「担当者しか備品の置き場や管理方法を知らない」「備品管理マニュアルなどは作成していない」という場合は、業務が属人化しているといえます。

備品管理を属人化させてしまうと、担当者の不在時や異動時などに、備品管理がうやむやになってしまう可能性があります。

備品の中には貸出用パソコンや個人情報が載った書類など、セキュリティ面にかかわるものもあります。そのため、担当者単独ではなく、複数人で管理できる体制が望ましいです。

原因③エクセルの備品管理表が上手く機能していない

せっかくExcelで備品管理表を作成しても、上手く機能していないと備品管理の効率化に繋がりません。

Excelの備品管理表は無料で導入できるうえ、カスタマイズもしやすく使い勝手の良い方法です。

しかし、Excelデータと実際の数が合っていないなどの問題が起こりやすくもあります。手動で管理するため、記載漏れや記載ミスを完全に防ぐのは難しいのも事実です。

Excelでの備品管理が上手くいかない場合は、備品管理システムを導入するのもひとつの手です。とはいえ、いきなりシステムを導入するのも不安ではないでしょうか。

備品管理システムについては、「備品管理システムとはどういうものか」「導入前の注意点は何か」などを以下の記事で解説しています。気になる場合はぜひチェックしてみてください。

>>備品管理システムを導入すべき3つの理由と注意すべきポイント

備品管理を改善する方法4つ

備品管理を改善する方法4つ

「備品の置き場所が不明確」「備品管理が属人化している」といった問題は、上記4つの方法で解決できます。それぞれの改善方法について、具体的に解説します。

方法①備品管理シールなどを活用し備品を見える化する

備品の在り処や在庫数を一目でわかるようにするには、備品の見える化がおすすめです。

備品を段ボールなどに入れている場合、中身がわかりにくいため備品を探すのに時間がかかってしまいます。

備品がどこにあるか見えるようにするには、以下のようにさまざまな方法があります。

  • 段ボールの中身を備品管理シールに書き、段ボール表面に貼る
  • 段ボールではなく透明コンテナに備品を入れる
  • 在庫数を管理表に記録し、数字で見えるようにする

効率的に備品管理するには視覚的にわかりやすいことが重要なため、備品の見える化を工夫してみましょう。

方法②備品管理マニュアルを作成する

備品管理業務が属人化しないよう、総務部内で使える備品管理マニュアルを作成しましょう。

備品管理マニュアルがあると、担当者の不在時でも他の人が対応できるようになります。備品管理の担当者にかかる負担が減り、備品を借りに来た社員も困ることが少なくなるでしょう。

備品使用時のルールや発注方法など、担当者が普段おこなっている備品管理のあらゆる業務をマニュアルにまとめてみてください。

方法③定期的に備品を棚卸しする

備品の在庫数は管理表で把握するだけでなく、実際に棚卸しすることも大切です。

管理表は人の手で記録・入力するため、どうしてもミスが発生してしまうもの。3ヶ月に1度や半年に1度など定期的な棚卸しにより、管理表の記録と実際の在庫数のすり合わせができます。

正しい在庫数が把握できると在庫不足や過剰在庫を防げるため、無駄が少なくなります。

方法④備品管理システムを導入する

備品の見える化や棚卸しをしても、「備品管理が思ったほど効率的にならない」といった場合も考えられます。そんなときは、備品管理システムを導入するのもおすすめです。

備品管理システムであれば在庫チェックや管理表作成などを自動化できるため、人的なミスは限りなく減らせます。

備品管理システムには、以下のようにさまざまなタイプがあります。

タイプ 特徴
IoTシステム
  • 社内のインターネットと備品ボックスなどを接続
  • 備品の使用履歴や在庫数をリアルタイムで把握可能
ICタグシステム
  • 検品や棚卸し作業が効率化する
  • 離れた場所や段ボールの中のタグもスキャン可能
ID認証システム
  • ID認証で備品の貸出や返却を自動化
  • ID別の貸出許可や備品の搬出回数を制限することも可能

システム管理で備品管理が改善する可能性は十分あるため、ぜひ一度検討してみましょう。

備品管理を楽にするなら「オフィスペイ」がおすすめ

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まとめ:事例を参考に備品管理を改善してみよう

まとめ:事例を参考に備品管理を改善してみよう

今回は備品管理の事例をもとに、備品管理の問題点や改善方法をお伝えしました。改めて本記事の内容をまとめます。

<本記事のまとめ>
  • 備品管理の問題点は、システム導入で解決した企業も多い
  • 備品の置き場所や運用方法によって、備品管理が上手くいかない原因が起こりやすい
  • 改善方法として備品の見える化や棚卸し、マニュアル作成がおすすめ

備品管理を改善するには、まず上手くいっていない原因を分析し、原因に合った対処法で解決していくと良いでしょう。

また、備品管理システムによって備品管理の問題を解消した企業もあるため、システム導入を検討してみるのもおすすめです。事例を参考に、備品管理を見直してみてください。

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