レターパックの管理で総務部がよく抱える悩み3つ

レターパックの管理方法を改善するには、まずは現在抱えている問題を知ることが大切です。

ここでは、レターパックを管理する総務部がよく抱える悩みを見ていきましょう。

悩み1.担当者の知らないうちに社員が持って行ってしまう

ひとつ目に、レターパックを社員が勝手に持って行ってしまう悩みが挙げられます。

担当者の知らないうちにレターパックが持って行かれると、把握していた在庫数が合わなくなるなどの問題が生じます。

レターパックの在庫を随時補充している場合、いつの間にか在庫が減っていると管理が徹底しづらくなり非常に不便です。

悩み2.必要なときに限ってレターパックの取り置きがない

レターパックの利用頻度が少ない場合、レターパックの取り置きは必要最低限しかなくても不思議ではありません。

そのため、いざ必要なときになって、レターパックの取り置きがないという事態が起こることに。

手が離せないときや忙しい時間帯に、「レターパックください」と社員から言われたら、「もっと取り置きを用意しておけば良かった」となります。

悩み3.かさばるので置き場に悩む

レターパックはかさばるので、保管場所に悩むことがよくあります。

レターパックは大きく厚みがあり、封筒など他の郵便用備品と同じ場所に置きづらいです。

とはいえ、誰でも取れる場所にレターパックを置いておくと、勝手に持って行かれてしまう問題が発生します。

備品キャビネットにレターパックを入れる十分なスペースがあれば良いですが、そうでなければベストな置き場所を探すのに意外と手間取ります。

備品棚での保管よりおすすめ！レターパックをシステム管理するメリット3つ

レターパックをシステム管理すると、備品キャビネットで保管するよりも格段に便利になります。

ここでは、レターパックをシステム管理する3つのメリットを見ていきましょう。

※今回ご紹介するメリットは、弊社で開発中の格子ロッカータイプのレターパック管理システムをもとにお伝えします。

メリット1.担当者が都度レターパックを手渡しする必要がない

レターパックをシステムで保管すれば、レターパックの受け渡しを自動化できます。

備品キャビネットで保管している場合、レターパックを使いたい社員は担当者に声を掛けてから取り出す必要があります。

担当者がレターパックを手渡しするのは、忙しいときいちいち対応するのが大変です。レターパックを取りに来た社員も、「忙しそう......」と担当者に気を使うことでしょう。

システムでレターパックを保管すれば、社員証などで認証し、各社員が好きなタイミングでレターパックを取り出せるようになります。

手渡しする必要がなくなり、担当者と社員両方の負担が減ります。

メリット2.誰がレターパックを何枚持って行ったか記録できる

貸出記録がつく備品管理システムなら、誰が何枚レターパックを持って行ったか把握できます。

システム管理でレターパックの受け渡しを自動化すると、「在庫数の把握が難しくなるのでは」と心配な人もいるのではないでしょうか。

しかし、貸出記録機能があれば、レターパックの受け渡しを自動化しつつ在庫数も正確に管理できます。

メリット3.レターパックの持ち出し可能枚数を制限することも可能

システム管理によって、レターパックの持ち出し回数を制限することも可能です。

持ち出し回数が制限されることで、社員が無駄にレターパックを使うのを防止できる効果があります。

社員の中には、普通郵便で送った方が安いのにレターパックを遠慮なく使ってしまう人もいます。

「この荷物なら普通郵便の方が安い」と伝えても、郵便のやり方がなかなか改善されないことも。

システムでレターパックの持ち出し回数を制限できれば、レターパックの使い方を見直してもらう機会になります。

レターパックをシステム管理するデメリット2つ

レターパックをシステム管理するデメリットについても知っておくのがおすすめです。システム導入を決定する前に、メリットと合わせて総合的に判断してみてください。

デメリット1.システムの導入費用がかかる

システム導入するデメリットのひとつは、コストが発生することです。

これまで備品キャビネットなどでお金をかけずにレターパックを保管していた場合、会社の予算が降りない可能性も考えられます。

とはいえ、システム導入により作業効率が上がることや、レターパック以外の備品も同じシステムで管理できることを考えると、費用対効果は見込めます。

デメリット2.システムの種類によっては広い設置スペースが必要

備品管理システムの種類によっては、広めの設置スペースを確保しなければなりません。

備品管理システムにはさまざまな種類がありますが、ロッカータイプや自販機タイプは比較的場所をとります。

オフィスのスペースに余裕がない場合は、ICタグ型システムにするか、既存の備品キャビネットを撤去して設置する必要があるでしょう。

レターパックの備品管理システム導入が向いている企業

ここまでご紹介したメリットやデメリットを踏まえ、上記のような企業はレターパック管理システムの導入が向いています。

向いている企業それぞれについて理由を解説します。

レターパックを日常的に利用している企業

レターパックを日常的に利用している企業は、システム導入するメリットが大きいです。

レターパックの管理や対応がスムーズになるため、余計な業務や無駄にしていた時間を減らせます。

レターパックの管理に時間を費やすよりも、もっと優先すべき業務はたくさんあることでしょう。

そのため、レターパックを日常的に利用しているなら、システム管理に切り替えることで他の業務効率を上げることにも繋がります。

レターパックの使い方のルールを徹底させたい企業

社員のレターパックの使い方ルールを徹底したい場合も、システム管理が役立ちます。

レターパックを無駄に使うなど使用方法が雑になっているのは、会社の備品・経費を無駄にしているのも同然です。

システム導入で持ち出し可能枚数を制限したり使用記録などを把握したりするのは、レターパックの使い方ルールの策定になります。

社員のレターパックの使い方に困っているなら、システム管理で改善しましょう。

備品管理や福利厚生に役立つ「オフィスペイ」

オフィスペイは、備品管理や福利厚生に活用できるキャッシュレス決済化端末です。

社員証で認証する機能があるため、オフィスでのスムーズな決済やセキュリティ面の向上など、さまざまなシーンで活躍します。

現在オフィスペイでは、レターパックを管理できるロッカーシステムを実装予定です。レターパックに限らず、パソコンなど他の備品管理も一緒にできるシステムとなります。

「レターパックの管理が上手くいっていない」と感じるなら、ぜひ一度お問合せください。

オフィスペイを詳しく見る

まとめ：レターパックの悩みは備品管理システムで解決しよう

本記事では、会社のレターパックの管理について、よくある悩みやおすすめの管理方法をお伝えしました。

記事の内容をあらためてまとめます。

レターパックの管理を改善できれば、担当者と社員にかかっていた小さなストレスや負担を減らせます。

オフィスのさまざまな業務でDXが進んでいるため、レターパックもアナログ管理を卒業すれば働き方はもっとスムーズになるでしょう。

この機会に、レターパックの管理方法をぜひ見直してみてください。