在宅ワークを導入するときの総務の動き6ステップ

まず、在宅ワークを導入するために必要な総務の動きを整理してみましょう。上記6つのステップについて、順番に解説していきます。

①在宅ワーク導入に関する社内議論・検討

まずは「在宅ワークは必要なのか？」を在宅ワーク導入に関して社内で議論し検討し始めることが必要です。

見切り発車ではうまくいきませんし、議論が始まればアイデアや意見も比較できます。

在宅ワークを「やらされている感」で終わらせないためにも、社内議論は必須と言えます。

②在宅ワーク導入に際しての現状把握

社内の現状が在宅ワーク導入にあたって現場はどのような状況なのかを把握することが必要です。

在宅ワークは求められているのか？どの部門からの希望が多いのか？全部門の現状を把握しておくことが大切です。

在宅ワークの形態に正解はありません。自社に合った体制での導入に向けて、現状の把握は必要です。

③在宅ワーク導入可能な条件の選定

在宅ワークを導入すると仮定した場合、「どうすれば導入できるか」という条件を明確にすることも必要です。

いきなりフルリモート化は難しい仕事もあるはずなので、「週〇回までなら在宅も可能」という条件を明文化しましょう。

そのためには総務が主体となって社内のヒアリング会などを設定することも効果的です。

④在宅ワーク用ルールの設定

ただ働く場所を自宅にするだけでは有効な在宅ワークとは言えません。

勤務開始・終了時や休憩のとり方など、細かいと思われる部分でもルールを設定しておくことが必要です。

在宅ワークは休みではありません。通常の業務を自宅で行うだけですから、生産性を可能な限り落とさないためのルール作りは大切です。

⑤在宅ワーク用の備品・ツール等の整備

業務用のPCを自宅に持ち帰るだけでオフィスにいる時と変わらない仕事ができるとは限りません。

部署や職種によっては在宅ワーク用に追加の備品やツールを使用する必要が出てきますので、その場合は調達に向けて動かなければなりません。

⑥在宅ワーク時の人事評価ポイント明確化

在宅ワークでは同僚や上司と実際に顔を合わせて仕事をすることが激減します。

実際に業務をしている様子が見えにくくなるので、事評価のポイントがこれまでと異なる基準になるでしょう。

在宅ワーク導入後の環境を考慮した人事評価ポイントを明確化することが必要になります。

その後は試しに在宅ワークを実施してみてから、従業員の声を聞きつつ振り返り・改善を重ねていくという流れです・

在宅ワークを成功させるために総務が気を付けるべき4つのこと

在宅ワーク導入を検討する場合は総務が取りまとめ役をすることも多いでしょう。

そのため、総務として上記の4点に気を配っておく必要があるため、順番に解説していきます。

①基本的に「全社員対象」で考え、不公平感をなくす

コロナ禍での緊急事態宣言が発令した後のニュースでは、「〇〇部門は△△だから出社しなければならない」という事例が見受けられました。

ある部門は在宅ワークになったのに、自分たちだけが出社必須という状況は社内の不公平感を生み、最終的には社内の協力体制にも影響を及ぼしかねません。

在宅ワークの導入は、大前提として「全部署・全職種・全社員」が行える制度として導入する必要があります。

もちろん現実には難しい部分もあるので「週〇回」等の頻度に差は出てしまうかもしれません。それでも、全社員に少しでも反映されるよう取り組むのが重要です。

②ITツールの使用に明確なルールを設定し、説明を徹底する

業務用のPCや携帯電話の使用に関して、明確なルールを設定しましょう。

在宅ワークではついつい気が緩んで、意図せず業務用携帯を私的に使用してしまうこともあり得ます。

また、在宅ワーク用に導入したITツールの説明が徹底されていないと、使い方がわからないという理由で業務に支障をきたすことも起こるでしょう。

業務用の備品やツールの使用に向け、明確なルールを設定し説明を徹底しておくことが求められます。

③セキュリティ意識の啓蒙活動を継続して行う

特に総務や経理、そして法務部門など重要情報を扱うことが多い部署の在宅ワーク実現のためには、VPNなどを導入してセキュリティを確保する必要も出てきます。

それ以外の社員でも、自宅のインターネット回線にパスワードが設定されていないこともあるかもしれません。

総務として、通信や情報関係のセキュリティに対する意識向上のための啓蒙活動もとても重要なタスクです。

④上司による「ただの監視」が起きないよう注意する

部下がきちんと業務を行っているかを把握することは上司として必要なことです。

しかし、例えば「作業していない時間があった」「席を離れている時間が○分だった」など、過度に全ての行動を把握しようとするのは、単なるストレス。

「ただの監視」は、むしろ逆効果です。

このような事態が起きないよう、総務としても各部署の上長たちには説明を行い、理解を深めておくことが必要です。

参考：在宅ワークの導入率は62.7%(東京都の調査)

2020年5月の時点で東京都が行った調査によると、2020年4月末の時点で在宅ワークを導入している東京都内の企業は62.7%でした。

つまり過半数の企業が在宅ワークを導入しており、今後も増やす予定の企業も以前より増加しています。

小規模の企業でも半数以上が在宅ワークを導入しており、会社の規模に関係なく在宅ワークが可能であることが実証されてきました。

在宅ワークの導入を難しく考えてしまうこともあるかもしれません。しかしこれは考え方次第だと言えます。

上記の緊急調査結果をよく見てみると、実働日20日間のうちで在宅ワークをした日数が12日程度であるケースが最も多いのです。

これは「いきなり週5日全てを在宅ワークにする必要はない」ということを示唆しているとも言えるでしょう。

これまで在宅ワークを導入した企業の事例を見てみても、最初は週1日の在宅ワークから開始して徐々に増やしていった例はたくさんあります。

試行錯誤を繰り返しながら、自社に合った在宅ワークの仕組みやルールを作り上げていったケースがほとんどなのです。

もしまだ在宅ワークを導入していないのであれば、これを機会に、どんな形であれば自社で導入できるかを検討してみてはいかがでしょうか。

参考：テレワーク「導入率」緊急調査結果

在宅ワークの導入をサポートする「オフィスペイ」

在宅ワークの導入にはいくつか新たなツールを取り入れることも必要になるでしょう。その一つとして効果的なのが「オフィスペイ」の導入です。

オフィスペイとは、自販機や券売機、プチコンビニなどにおける社内の決済をキャッシュレス化するシステムです。

特徴的なのは「社員証で決済できる」ということ。社員証は基本的に全社員が携帯しているものなので、購入するたびに自席やロッカーに取りに行く必要はありません。

使った金額は給与天引きにすることも、会社側が負担することも可能です。

これにより「現場社員が社員証で飲み物を購入し、お茶出しを行う。費用は会社が負担」といった運用ができます。総務の仕事も減るため、在宅ワーク導入に役立ちます。

また、社員証を使った備品の無人貸出システムとしても活用できるため、備品貸出のために担当者が出社する必要もありません。

オフィスペイは初期費用・月額費用ともに無料（※条件あり）で導入できるため、ご興味がある方は公式サイトから資料をダウンロードしてみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ：総務が主体となり、少しずつでも在宅ワークの導入を進めよう

在宅ワークはコロナ禍においては企業が検討すべき必須の勤務形態と言っても過言ではありません。

アフターコロナでも、様々な業務が在宅ワークでも実施可能であることは世の中に知れ渡ります。在宅ワークの継続を求める声が大きくなるでしょう。

これまで在宅ワークが導入されていなかった会社では、在宅ワーク導入を求める声も高まってくるはずです。

少しずつでも在宅ワークを拡大し会社と社員双方の幸福度を上げるためにも、総務としてできることから始めてみてはいかがでしょうか。