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備品管理の方法5ステップ!担当者が知っておきたい備品管理の始め方ガイド

コラム
記事掲載日:2020年12月02日
最終更新日:2021年09月20日

「備品管理を始めたいが何から手をつけていいか分からない」

「社内の備品管理を効率的に行いたい」

と悩んでいませんか?

備品管理ができていないと、作業効率が悪くなったり、備品の在庫切れやロスが発生したりするもの。

そこで本記事では、備品管理の始め方や効率的に管理する方法を解説します。

<本記事のポイント>
  • 備品管理ができると業務効率も上がる
  • 備品管理は事前準備とルールに沿った運用が大切
  • 見える化すると備品管理の手間を減らせる

失敗しない備品管理の方法を取り入れ、業務効率の向上を目指してみませんか。

業務効率向上を目指すなら、備品の貸し出しや在庫管理を自動化できる「オフィスペイ」がおすすめです。

オフィスペイ端末を備品用ボックスや備品用自販機に取り付けると、社員証で備品の取り出しが可能になります。

備品管理だけでなく、自販機を使った飲食の福利厚生にも活用できます。

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目次

備品管理はなぜ必要なのか?備品管理のメリット3つ

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<備品管理の3つのメリット>
  • 備品の無駄が少なくなり経費を削減できる
  • 備品の紛失や情報漏洩を防ぎやすく、セキュリティ対策になる
  • 必要な時に備品を取り出せて効率的

「そもそも備品管理はなぜ重要のか?」
「在庫が無くなりそうならその都度発注する、ではダメなのか?」

備品管理の必要性を感じていながらも、それをうまく言語化できずに悩むこともあるでしょう。

そこで本項では、備品管理の必要性やメリットについて具体的に紹介します。

メリット①【経費削減】備品の無駄が少なくなる

備品管理が徹底できていないと、備品の在庫数を把握しにくいもの。

まだ在庫のある備品を大量に発注してしまい、消耗品費がかさんだり保管スペースを圧迫したりするケースもあります。

例えば「滅多に利用されないサイズのコピー用紙を大量発注し、長期間使われず備品保管スペースに残っている」ということもあり得ます。

備品管理が徹底できていれば、適正な数を発注できるためコストにも無駄がありません。

発注数量をあらかじめ決めておいたり、利用頻度が高くないから発注数を抑えたりするといった対策を取りやすくなります。

メリット②【セキュリティ対策】備品の紛失や情報漏洩を防ぎやすい

備品管理が徹底できていると、備品の紛失を防ぎやすいです。

社内にはパソコンやUSBなど情報漏洩のリスクがある備品もあり、備品を無防備にしておくのは良くありません。

セキュリティ事故を防ぐためにも、備品は誰が持ち出したか分かる状態に整えることが重要です。

備品管理を徹底することは、社内の安全性をより高めることに繋がるでしょう。

メリット③【業務の効率化】必要な時に備品を取り出しやすい

備品管理を徹底できていると、必要な時に備品を利用しやすくなります。



備品管理の徹底前

備品管理の徹底後

  • 備品の貸し出し手続きが不明瞭で、必要な時に利用しにくい
  • どこに何があるのかわからず備品を探すだけで一苦労
  • 備品を借りようと思ったら在庫がなかった
  • 貸し出しプロセスが明確で、誰でも簡単に利用できる
  • 保管場所が明示されており、初めてでも利用しやすい
  • 在庫切れはほとんど発生しない

従業員が備品を活用するためには、利用しやすい備品管理プロセスの導入が必須です。

備品管理をはじめて導入する時に確認すべき4つのポイント

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<備品管理をはじめて導入する時に確認すべき4つのポイント>
  • 備品管理を行う目的が明確になっているか
  • 保管場所は分かりやすいか
  • 備品の数量は把握しやすいか
  • 備品の保管状態は把握しやすいか

本項では、備品管理を徹底する時に確認すべき上記4つのポイントについてご紹介していきます。

確認ポイント①:備品管理を行う目的が明確になっているか

<備品管理の目的を決めるためのポイント>
  • なぜ備品管理を厳格にする必要があるのか考える
  • 備品管理を厳格にして何を達成したいのか考える

備品管理を厳格に行う際は、導入目的を明確にすることが必要です。

備品管理を徹底するのはなぜなのか目的を明確にすることで、

  • 「施策を実施しても効果がなかった」
  • 「合わないツールを導入してしまった」

といったことを防止できます。

備品管理を厳格化する目的は、業務の効率化なのか在庫ロスの削減なのか一度しっかり考えてみましょう。

確認ポイント②:保管場所は分かりやすいか

保管場所が直感的に分かりやすいかどうかは、備品管理を行う上で重要なポイントです。

保管場所が分かりやすければ、

  • 在庫数量を把握しやすい
  • 備品をすぐに取り出しやすい

といったメリットが生まれます。

このような積み重ねが、業務効率の向上に繋がります。

備品管理を行うために十分なスペースを確保したり、専用ケースや棚などを導入したりといった地道な対策も重要です。

確認ポイント③:備品の数量は把握しやすいか

在庫数を正確に把握できるかどうかも、備品管理においては大切です。

在庫数をすぐ確認できる工夫としては、

  • 透明なケースに備品を入れて総量を見やすくする
  • 備品管理システムを導入して在庫を数字化する

といった方法があります。

視覚的な分かりやすさを重視すると、備品管理は成功しやすいです。

確認ポイント④:備品の保管状態は把握しやすいか

「棚の奥にずっと備品が眠っており状態が悪くなっていた」という経験はありませんか?

こうしたケースを防ぐために、備品の保管状態を把握しやすくするのも備品管理で重要なポイントです。

備品の先入れ・先出しが徹底できているか、気づかれにくい位置に備品がないかなど、保管方法を工夫してみましょう。

備品管理の始め方を5ステップで解説

備品管理の始め方を5ステップで解説

「備品管理を改めて見直したい」と考えている場合は、本項でご紹介する5つのステップを参考に備品管理を始めてみてください。

ステップ①:備品の保管場所を決める

まず最初に、備品を保管するスペースを確保しましょう。

保管スペースの確保だけでなく、備品管理用の棚やボックスも併せて導入するのがおすすめです。

ステップ②:備品を分類する

次は備品をカテゴリーごとに分類しましょう。備品の分類方法の一例を、下記でご紹介します。

<備品の分類方法>
  • 利用する頻度ごとに分類
  • 商品のサイズごとに分類
  • 「コピー用紙」「飲食物」など、用途別に分類

上記で紹介した分類方法は、あくまで一例です。目的や用途に合わせて、自社に合った備品管理方法を考えてみましょう。

ステップ③:ラベリングする

一目でどの備品がどこにあるのか分かるよう、棚やダンボールに商品名を記載(ラベリング)しましょう。

ラベリングは付箋さえあれば、すぐに導入できます。手軽に導入可能で、かつ業務効率が良くなるおすすめの方法です。

ステップ④:備品管理のルールを決める

備品管理を徹底するには、運用ルールをあらかじめ決めておく必要があります。

<備品運用ルールの例>
  • 一人〇個まで
  • 利用する際は上司の許可を取る
  • 〇個以下になったら総務に報告する など

管理方法が属人的にならないためにも、ルールを決めて備品管理プロセスを明確にしておきましょう。

ステップ⑤:備品管理台帳を作成する

最後に備品管理台帳を作成しましょう。

備品管理台帳とは、誰がどの備品を借りたのか記録する書類です。

<備品管理台帳に記載すべき主な項目>
  • 貸し出し日および返却(予定)日
  • 備品を借りた人の氏名
  • 備品名
  • 本人のサインもしくは印鑑記入欄

備品の貸し出し時および返却時は、備品管理台帳に必要事項を記入しましょう。

ここまでが備品管理を始める5ステップとなります。最後に5ステップをおさらいしましょう。

備品管理台帳を作成する

もしかすると「思ったより手間がかかるな」と負担に感じているかもしれません。

在庫管理や台帳作成の手間を減らしたい場合は、備品管理を自動化する「オフィスペイ」を検討してみるのもおすすめです。

オフィスペイは社員証などで決済できる端末で、備品管理ボックスなどに取り付ければ備品の無人管理が実現します。

設置費用・月額費用は無料(※審査あり)のため、コストをかけずに備品管理が可能です。

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備品管理台帳を簡単に作成する2通りの方法

備品管理台帳を簡単に作成する2通りの方法

<備品管理台帳を簡単に作成する方法>
  • エクセルテンプレートを使う
  • 備品管理システムを導入する

ここでは、備品管理に欠かせない備品管理台帳の作成方法をお伝えします。

備品の多さやエクセルのスキルなどを考えながら、取り入れやすい方法を試してみてください。

エクセルテンプレートを使う

コストをかけずに備品管理台帳を作成したい場合は、エクセルテンプレートを活用しましょう。

備品管理台帳のエクセルテンプレートは、インターネット上で無料ダウンロードできます。

基本のテンプレートを元に、使いやすいよう項目をアレンジするのも良いでしょう。

エクセルの知識がそこまでなくても、テンプレートを使えば備品管理台帳は簡単に作れます。

備品管理システムを導入する

「エクセルだと管理が大変」「備品管理にかける時間を減らしたい」という場合は、備品管理システムの導入がおすすめです。

備品管理システムを利用すると、以下のようなメリットが得られます。

<備品管理システムを使うメリット>
  • データが整理されており台帳が一目で分かりやすい
  • 実際の在庫数と台帳の在庫数に間違いが生じにくい
  • 備品の貸し出し手続きが簡単になる

備品管理システムについてさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事をご一読ください。

備品管理システムの種類や、導入前のポイントを解説しています。

備品管理システムを導入すべき3つの理由と注意すべきポイント

備品管理が上手くいかないときは?備品管理を改善する3つのコツ

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<備品管理を改善するコツ>
  • 定期的に備品の棚卸しを行う
  • 備品を見える化する
  • 備品管理ルールを社内へ周知する

備品管理を始めたものの、

「在庫数量が合わない」

「備品を勝手に持って行ってしまう人がいる」

といった悩みを抱えることは珍しくありません。

そこで本項では、備品管理が上手くいかないときに改善するコツをお伝えします。

コツ①定期的に備品の棚卸しを行う

備品管理台帳で在庫を記録するだけでなく、定期的に備品の棚卸しを行いましょう。

備品管理台帳があれば在庫数を簡単に把握できますが、人間である以上記入ミスや数え間違えはしてしまうもの。

備品管理台帳のみで在庫数を管理していると、帳簿上の在庫数と実際の数量が異なるケースもあります。

1~3ヶ月に1回程度、備品管理台帳と実際の在庫数がマッチしているか棚卸しで確認するのがおすすめです。

コツ②備品を見える化する

備品管理ではさまざまな面において見える化が大切です。

最低限でも、在庫数量や備品の置き場所、備品管理業務の流れを見える化することをおすすめします。

例えば、以下のような形で見える化を実施しましょう。

<備品管理の見える化一例>
  • 備品管理台帳で在庫数量を見える化
  • かんばん方式でダンボールの中を見える化
  • 備品管理マニュアルの作成で業務を見える化

まだ取り入れていない方法があれば、現在抱えている備品管理の問題解決に繋がるかもしれません。

コツ③備品管理ルールを社内へ周知する

備品管理ルールは社内へ周知し、全社で共通認識をもってもらいましょう。

総務部や担当者が備品管理を徹底しても、社員に運用ルールを守ってもらえなければ意味がありません。

備品管理ルールを守ってもらうには、定期的な呼びかけが効果的です。

備品管理のやり方が乱れてきていると感じたら、社内メールなどで改めて運用ルールを伝えましょう。

備品管理コストを抑える2つの方法

備品管理コストを抑える2つの方法

<備品管理コストを抑える2つの方法>
  • かんばんシステムを導入する
  • ITシステムを導入する

備品管理を効率化したいけれど、コストはなるべく抑えたいもの。

そこでここでは、備品管理コストを抑える2つの方法についてご紹介します。

方法①:かんばんシステムを導入する

<かんばん方式による備品管理術とは>
  1. 看板に「備品名」「発注数」「最低在庫数」を記載
  2. 最低在庫数を下回っていることを確認した社員は、看板を総務部へ提出
  3. 看板に基づいて、総務部は備品を発注
  4. 備品の補充が完了したら、その後は看板を元の場所に戻す

トヨタで有名な「かんばん方式」は、備品管理にも応用できます。

上記の方法はあくまで一例ですが、かんばん方式を導入するだけで総務のコストを抑えられ、備品の発注ミスを防ぎやすくなります。

看板方式を活用して、自社の備品をより効率的に管理しましょう。

方法②:ITシステムを導入する

備品管理のコストを抑えるためにも、ITシステムを利用した備品管理がおすすめです。

備品管理システムを導入すれば、リアルタイムで正確な在庫状況を把握できます。

さらに、貸出履歴を閲覧・蓄積することも可能です。

蓄積したデータを活用すれば、より社員のニーズにあった備品の補充・追加に役立てられます。

とはいえ「備品管理システム自体にも導入コストがかかるのでは?」と感じるかもしれません。

そこで次の項では、初期費用がかからない備品管理ツール「オフィスペイ」を紹介します。

少ない手間で効率的な備品管理を実現するなら「オフィスペイ」

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<オフィスペイの特徴>
  • 初期費用、月額料金が無料(※審査あり)
  • 社内コンビニや自販機の決済を社員証で行える
  • 会社の備品管理機能についても、今後拡張する予定

オフィスペイは自販機などに取り付けられる決済端末です。

条件を満たせば初期費用や月額料金が無料のため、コストをかけずに効率的な備品管理を実現できます。

オフィスペイの活用方法についてさらに詳しくお伝えします。

オフィスペイの公式サイトを見る

オフィスペイで備品管理を自動化できる

オフィスペイを使うと、以下のように備品管理の自動化が可能です。

<備品管理を自動化する方法>
  • 自販機にふせんやメモ帳などの消耗品を入れ、社員証で取り出し可能にする
  • ロッカーや管理ボックスに設置し、社員証で備品の無人貸し出しを行う(今後導入予定)

担当者がいちいち貸出手続きや台帳記入をする手間がなくなるため、備品管理にかかる時間を大幅に減らせます。

福利厚生やお茶出しにも活用可能【導入事例あり】

オフィスペイは備品管理だけでなく、飲食の福利厚生やお茶出しにも活用できます。

<福利厚生・お茶出しへの活用方法>
  • 社員証で自販機の飲み物を無料で取り出せるようにする
  • 来客に好きな飲み物を自販機から選んでもらい提供する

飲み物の購入費用については、「月〇回までは会社負担」など負担割合を決めることも可能です。

各企業での導入事例を以下から確認できるため、ぜひご覧ください。

>>オフィスペイの導入事例を見る

まとめ:備品管理で社内業務を円滑にしよう

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<本記事の簡単なまとめ>
  • 備品管理を徹底すると経費削減・セキュリティ対策・業務効率化に繋がる
  • 備品管理の始め方は、保管場所の確保から台帳作成までステップがある
  • より効率的に備品管理を行うなら、ITシステムの導入もおすすめ

備品管理の徹底は、過剰在庫や在庫切れのリスクを減らします。

備品管理のプロセスを見直すことで業務効率が改善し、総務部の負担も軽減するでしょう。

また、備品管理システムを導入すれば、社内の備品利用はさらに円滑になります。

備品管理に悩んでいるのであれば、この機会に備品管理を見直してシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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