工場をペーパーレスにする4つのメリット

ペーパーレス化は、あらゆる情報をデータ化して管理する方法です。

紙でデータを管理する良さもありますが、情報をデータ化することでコストや管理の面で得られるメリットがあります。

ここでは工場の業務をペーパーレス化することで得られる、4つのメリットを説明します。

メリット①印刷するための時間、紙、インク、プリンターを節約できる

紙で情報を印刷するためには、プリンター、インク、紙が必要です。プリンターは初期設置時に手間と費用がかかり、インクと紙には維持費がかかります。

さらに印刷物の多い会社であれば紙を1日に数回補充したり、数週間に1回インクも補充したりと手間もかかるでしょう。

印刷は印刷枚数が多ければ、それだけ時間がかかります。希に印刷した後に誤字脱字に気がつき、また印刷が必要になるといったこともあるでしょう。

情報をペーパーレス化することで、こういった煩わしい手間から解放されて、効率良く業務を進められます。

またプリンターの台数、インクと紙の補充回数も減らせるので費用の削減も可能です。

メリット②必要な情報を、いつでも、どこでも確認できる

情報をデータ化しておくことで、会議や外出先での商談時でも必要な情報を確認できます。

情報を探したい時もキーワード検索が使えるので、欲しい情報をすぐに見つけることが可能です。

また稟議書や経費申請などもデータ化されていれば、管理職が外出先でも承認が行え、会社の意思決定がスピディーに行われます。

メリット③図面など紙資料の紛失や情報漏えいを防げる

工場で取り扱う情報には、多くの機密情報が含まれていることが多いでしょう。

そういった情報を紙で管理すると、置き忘れや紛失そして盗まれるといったリスクが高まります。

ペーパーレス化でセキュリティを強化することで、こういったリスク低減ができるでしょう。

たとえばデータにパスワード設定すれば、限定された人のみがそのデータを見られるようにできます。

またセキュリティソフトで管理されたノートパソコンやタブレットであれば、紛失や盗難時に遠隔操作でデータを消すこともでき、情報漏えい対策が可能です。

メリット④人手不足を解消できる

情報を紙で取り扱う場合、印刷や管理などに手間がかかります。つまりそれだけ人手が必要となります。

工場のみならず世間では人材の流動化が進み、人材の定着率が下がっており新規の採用も難しい状況です。

情報をペーパーレス化することで手間が減り、既にいる作業員で効率良く仕事を進められるようになるので、人手不足の解消が期待できます。

工場をペーパーレスにする2つのデメリット

メリットの多いペーパーレス化ですがデメリットもあります。

デメリットを把握して事前にデメリットを解消できるように対策しましょう。

デメリット①ペーパーレス化するために費用がかかる

ペーパーレス化を実現するためには、パソコンやソフトなどを導入するための費用が発生します。

業務の「どこを」「どのように」ペーパーレス化するかによって、金額は大きく変わるので注意が必要です。

また既にある紙の情報をデータ化する作業も必要となるでしょう。

従業員でこの作業を行うことが難しいようであれば、外部業者に委託する費用も発生する可能性があります。

デメリット②システム障害に備える必要がある

システムには故障や障害がつきものです。ペーパーレス化のシステムも同様です。

故障やシステム障害がおきると日常業務が停止するだけでなく、最悪の場合は蓄積した今までのデータを失うこともあります。

そのような事態に備えて、次のような対策しましょう。

• 故障時に迅速に機器交換ができる体制をつくる
• システム障害発生時に復旧できる体制をつくる
• データのバックアップをとっておく

工場をペーパーレス化する4ステップ

ここでは、工場をペーパーレス化する4ステップをお伝えします。

ステップ①業務フローの可視化でペーパーレス化のポイントを把握する

まずは工場の業務フローをすべてを書き出し、どこで、どういった情報を紙で管理しているかを把握します。

たとえば資材の在庫管理を紙のチェック表で行っていたり、作業員の勤怠管理をタイムカードで行っていたりしていませんか。

そういった作業はペーパーレスにできるポイントです。

業務を洗い出し、ひとつひとつペーパーレス化できそうな箇所を確認し、どのように業務を変えていくかを検討してください。

ステップ②システム導入コストを見積もる

ペーパーレス化を実現するシステムは多種多様にあります。より良いものを求めると、それだけ費用が高くなるので注意してください。

また初めてペーパーレス化でシステムを導入する場合、どのくらいの費用になるかわからないと思います。

そのためステップ①で把握したペーパーレス化のポイントをもとに、複数のシステム会社に相談しましょう。

会社によって提案してくれるシステムや費用も変わってくるので3社～5社と相談するのがおすすめです。

ステップ③ペーパーレスに段階的に移行する

ステップ①で明らかになったポイントを、すべてペーパーレス化すると費用と時間が多くかかります。

またペーパーレス化で業務フローが変わり、新しいやり方を作業員は思える必要があるため現場が混乱することもあるでしょう。

こういった事態を回避するために、少しずつ段階的にペーパーレス化することをおすすめします。

ステップ④作業員に研修をする

パソコンなどIT機器の操作に慣れていない作業員が多いと、ペーパーレス化が作業効率を低下させる原因になります。

またIT機器の操作方法だけでなくセキュリティやコンプライアンスに理解が低いと、情報漏えいをする危険もあるでしょう。

こういったことを防ぐために、作業員のITリテラシーを高める研修を事前に行うことをおすすめします。

工場をペーパーレス化する際の2つのポイント

ここでは、工場をペーパーレス化する際の2つのポイントをお伝えします。

ポイント①工場全社でペーパーレス化に取り組む

ペーパーレス化を進めるためには、工場全体で取り組むプロジェクトとして進めることが重要です。

現場の作業員がペーパーレス化に取り組もうとしても、なかなかプロジェクトは進みません。

そのため経営層に働きかけ、トップダウンでプロジェクトを始めることでペーパーレス化を進めるようにしてください。

ポイント②タブレット端末を利用する

ペーパーレス化を推進するうえで導入するIT機器の1つに、タブレット端末の導入を検討してください。

ノートパソコンはデータと入力する時は非常に便利ですが、データを閲覧するならタブレット端末がおすすめします。

起動も速く、ノートパソコンほどかさばらないので持ち運びも便利です。

手軽さという意味ではスマートフォンも選択肢に入りますが、画面が小さいのでビジネス文章を閲覧するのには向いていないでしょう。

工場のDXを促進する費用無料(※条件あり)の「オフィスペイ」

工場のペーパーレス化をはじめ、世間ではDX(デジタル・トラスフォーメーション)が流行っています。

DXとは「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」概念と定義されています。

日常生活においてもキャッシュレスが進み、現金を使用する機会が減ったことを実感されている人も多いでしょう。

「オフィスペイ」は、社員証などでキャッシュレス決済ができるサービスです。

初期費用･月額費用は無料（※条件あり）で、工場の自販機でキャッシュレス決済が可能になります。

オフィスペイを導入するメリットは次のとおりです。

それぞれ順番に解説します。

メリット①福利厚生の充実度が高まり社員の満足度が向上する

オフィスペイで決済された代金は給与からの天引きだけでなく、会社が負担できます。

この機能を活用することで福利厚生の充実度が高まり、従業員に喜ばれるでしょう。

メリット②専用のカードを増やす必要がない

オフィスペイは社員証だけでなく、IDカードやセキュリティカードなど既に持っているFeliCaをキャッシュレス決済に使えます。そのため専用のカードを増やす必要がありません。

新しいカードを増やすだけでも面倒ですし、さらに管理の手間や紛失リスクも増えます。

既存のカードを使用できる点はお客様にも非常に好評で、オフィスペイが選ばれる理由の一つです。

メリット③初期費用・月額費用が無料（条件あり）

オフィスペイは導入費用・月額費用も無料(※条件あり)です。

そのため「初期費用ゼロ・ランニングコストは電気代のみ」でキャッシュレス決済が可能になります。

またオフィスペイを導入いただいたお客様は、自販機などの設置料金も無料です。

そのため「コロナ禍で売店の売上が悪いから、ランニングコストの低い自販機に変更」といったケースも増えてきています。

導入ハードルが低いのもオフィスペイの特徴のため、興味があればぜひ公式サイトから資料をダウンロードしてみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ：ペーパーレス化で工場の生産性向上を!

ペーパーレス化は次のようなメリットとともに業務を効率化させます。

• 印刷にかかわるコスト削減
• 必要な情報を、いつでも、どこでも確認できる
• 情報漏えい対策ができる
• 人手不足を解消できる

しかし一気にペーパーレス化する現場が混乱したり、費用が多額にかかったりとデメリットもあります。

ぜひこの記事を参考にして、ペーパーレス化を検討してください。