工場の備品管理によって回避できるリスク4つ

工場内は取扱に注意しなければならない道具や、商品に使っている資材などがあります。備品管理が徹底されていないと、会社の損失に繋がるリスクが発生することも考えられるでしょう。

ここでは備品管理を徹底することで、回避できるリスクを4つ紹介します。

リスク1.工場内での事故

備品が足元や不安定な場所などに置かれている場合、工場内での事故を招く危険性があります。一歩間違うとケガをする道具や機械が多い工場だからこそ、徹底した備品管理が求められます。

備品整理されていない工場では、

• 足元の備品にひっかかって転ぶ
• 不安定な場所にあった備品が落ちてきて、人や機械にあたる

といったことが考えられるでしょう。

備品管理が徹底されている工場では、事故のリスクを下げることが可能です。

リスク2.部品・資材の取り違え

部品や資材がごちゃごちゃに混ざっていたり、乱雑に置かれていたりすると誤って違うものを手に取ってしまう可能性があります。

工場では見た目が似ている部品などがあるため、注意していてもうっかり取り違えてしまうこともあるでしょう。

部品や資材を取り違えてしまうと、工場の製品品質や企業への影響も懸念されます。

リスク3.食品工場での異物混入

備品の管理不足が異物混入の原因になることもあり得ます。特に食品工場では、異物混入を招くリスクはできる限り排除することが重要です。

異物混入に繋がる例として、「従業員の誰かが文房具（備品）を製造ルート内に持ち込み、そこで紛失した」という事態を考えてみましょう。

備品を誰が持ち出し、いつどこで使用したかなどの記録があれば、万が一異物混入しても記録をたどって対処しやすくなります。

備品管理されていない工場で備品の紛失が起こった場合、紛失したことや製造ルートに備品が紛れ込んだことに気付くのが遅れてしまうリスクがあります。

リスク4.資材の在庫不足

備品管理すると在庫数が明確になり、備品や資材の在庫不足に陥るリスクを防ぎやすくなります。

また、在庫が不足するのが心配で、逆にたくさん発注する必要もありません。

在庫不足は工場の通常稼働の妨げになりますし、過剰在庫は工場の備品スペースを圧迫します。適切な在庫量を保つためにも、備品管理の徹底が大切です。

このように、備品管理すると工場で起こり得るさまざまなリスクを避けられます。それでは具体的にどのような方法で備品を整理するのか見ていきましょう。

工場で乱雑になりやすい備品を綺麗に整理する方法4つ

工場内のあらゆる道具や備品を整理すると、見た目がスッキリして使い勝手も良くなります。

乱雑に置かれたまま放置されている備品があるなら、ここでご紹介する整理術を参考にしてみてください。

整理方法1.必要以上に多い備品は数を見直す

まずは、備品の数を最低限に減らすことから始めましょう。数年間放置されている備品や誰も使っていない備品などは、不要なため廃棄することを考えてください。

余分にあると散らかりやすくなるため、備品の数を見直すことが大切です。

整理方法2.備品や資材が入った段ボールにラベリングする

段ボールなど中身が見えにくい箱に備品を入れているなら、中身がわかるようにラベリングしましょう。

ラベリングとは、中に入れている備品の品名や型番などを、シールに記載して段ボール表面に貼り付けることです。

「段ボールに何が入っているかわからない」「探している備品がどこにしまってあるかわからない」という事態を防げます。

整理方法3.足元にあると危ない備品は吊るして整理する

何かに引っかかって転倒するのを防ぐために、工場内の足元はすっきりと整理することが重要です。

床にまで垂れている吊り具やコードなどは、足が引っかからない位置まで吊るして整理しましょう。また、掃除用のモップなども吊るした方が清潔感があり、使いやすくなります。

吊るし整理は、労災事故や従業員のケガ防止に役立ちます。

整理方法4.置き場を決めて備品を見える化する

備品の置き場所を決め、備品のありかがすぐわかるように見える化しましょう。備品の置き場所が定まっていると、取り出しが簡単になり使いやすさも向上します。

乱雑に置かれやすいアイテムは、置き場所だけではなく置く位置まで決めるのもおすすめ。例えば、置き場所を4つに仕切って、右上をハサミの定位置にするなどの方法があります。

誰が見てもわかるように、置き場所に備品名を書いたシールなどを貼っておくと、従業員も認識しやすくなるでしょう。

続いては、ここでご紹介した整理術を踏まえたうえで備品管理を改善する流れをお伝えします。

工場の備品管理を改善する3ステップ

目に入ったところからやみくもに備品を整理するよりも、流れに沿って備品管理を改善していくのがおすすめです。

「何から手を付ければ良いかわからない」という場合は、改善ステップに沿って実践してみてください。

ステップ1.備品管理の問題点を見つける

備品管理を改善するために、まずは現状の問題点を明確にしましょう。始めに問題点を洗い出すのは、備品管理のどこが問題になっているかで改善策が変わるためです。

工場の従業員の意見も参考にしながら、備品の問題点を整理してみてください。

ステップ2.問題点に合わせて備品の管理方法を見直す

明確になった問題点をもとに、備品の管理方法を変えていきます。よくある備品管理の問題点と、その改善策を以下にまとめました。

「問題はどうすれば解決するか」という観点で、改善方法を見出してみてください。

ステップ3.備品管理のルールを決める

ここまでせっかく管理した備品がごちゃごちゃに戻ってしまわないよう、従業員向けのルールを決めましょう。

また、備品を発注するタイミングなど、管理する側の運用ルールを決めるのもおすすめです。

運用ルールを作っておくと、備品管理の担当者が不在のときや引き継ぎがあるときでも、備品管理が非常にスムーズに進みます。

なお、備品管理は一度おこなえば良いというものではないため、継続して管理を徹底することが大切です。続いては、備品管理を継続的に成功させるためのコツをお伝えします。

工場の備品管理のコツ3つ

3つのコツを参考にすれば、備品管理が上手くいかなくなったり、再び散らかった状態に戻ったりするのを防ぎやすくなります。それぞれのコツについて見ていきましょう。

コツ1.工場の従業員全体にルールを周知する

備品管理ルールは管理する側が把握しておくだけでなく、従業員にも周知徹底させることが重要です。

せっかく備品管理のルールを決めても、備品を実際に利用する従業員に守ってもらえないと意味がありません。

なお、備品管理ルールを最初に一度周知しただけでは、従業員に定着しない可能性があります。

備品管理ルールを従業員の目につく場所に貼ったり、社内メールで定期的に配信したりするとルールが徐々に浸透するでしょう。

「備品管理ルールは工場内の全員が徹底すること」と、根気よく周知していきましょう。

コツ2.備品は定期的に棚卸しする

備品は3ヶ月に一度や半年に一度など、定期的に棚卸ししましょう。

備品管理表で在庫数を把握していても、記載ミスや記載漏れで数が合わなくなる可能性があります。

棚卸しを定期的におこなえば、在庫数のズレを修正できます。

備品管理表と実際の在庫数を合わせるために、定期的な棚卸しで正確な数を確認しましょう。

コツ3.備品の使用者や使用日時を記録する

備品の使用者や使用日時を記した記録表を作るのがおすすめです。

いつ誰がどの備品を使ったのかわかれば、備品の紛失や持ち去りを防ぎやすくなります。

とはいえ、使用頻度の高い文房具や工具などはいちいち記録するのが大変です。

使用頻度の高い備品は、それぞれ備品番号を設けて「誰が何番の備品を使う」といった番号担当制にすると良いでしょう。

わかりやすい備品管理表の作り方2つ

備品の品番や在庫数、使用記録の管理などは備品管理表を使うのがおすすめです。

備品管理表の作り方は主に2つあるため、それぞれの作成方法について簡単に解説します。

備品管理表の作り方1.エクセルで作成する

今すぐ使える備品管理表が欲しいなら、エクセルで作成するのがおすすめです。

エクセルで備品管理表を作っておけば、データ管理だけでなくプリントアウトして書き込むこともできます。

備品管理表を作成する際は、以下のような項目を入れると使いやすくなります。

なお、備品管理表のエクセルテンプレートはWeb上で探せば見つかります。無料で簡単に備品管理表を作成するなら、エクセルテンプレートを活用してみることを考えてみてください。

備品管理表の作り方2.備品管理システムを導入する

エクセルで管理するのが難しそうなら、備品管理システムを導入するのも一つの手です。

備品管理システムは、在庫数の把握や貸し出し記録を自動化してくれるものもあります。管理の手間を減らしながら、人的なミスも減らせるのがシステム導入のメリットです。

備品管理システム導入のポイントについては、以下の記事でまとめているためこちらをご一読ください。

＞＞備品管理システムを導入すべき3つの理由と注意すべきポイント

なお、弊社サービス「オフィスペイ」も、備品管理システムの機能を実装予定です。オフィスペイは備品管理の他、工場での福利厚生にも役立ちます。

工場の備品管理をスムーズにするなら「オフィスペイ」

オフィスペイは、社員証で物を取り出せるようになる決済化端末です。工場の備品管理ボックスや自販機に設置すると、使い勝手が向上します。

特に、自販機に設置する方法は社員への飲料提供ができるため、福利厚生の充実に役立つと導入企業様より好評です。

工場の場合、生産ラインは持ち込める物が限られるため、いつも携帯している社員証で飲み物が買えると従業員の利便性が上がります。

オフィスペイを通して購入した飲料代は、従業員負担・会社負担を柔軟に調整できます。さらに詳細が気になる場合は、以下から確認できますのでお気軽にご覧ください。

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まとめ：備品管理で働きやすい工場環境を

今回は工場の備品管理について、整理術や改善方法などを詳しくお伝えしました。改めて記事の内容を以下にまとめます。

工場の備品管理が上手くいけば、今よりも働きやすい環境を目指せます。本記事を参考に、工場の備品管理を改善してみてください。