キャッシュレスとDXを考えるWebマガジン

部署決済でよくある4つの悩みと、解決に導くおすすめの方法とは

コラム
記事掲載日:2020年12月03日
最終更新日:2021年09月20日

経理部門のよくある悩みとして、各部署ごとの決済手段や報告のタイミングが違うなどが例として挙げられることでしょう。

日付がバラバラだったり、月をまたいで申請されたりすることも多いため、月末月初は経理部門にとって試練の日々ではないでしょうか。

そこでこの記事では、部署ごとの決済管理方法について、詳しく紹介していきます。

目次

多くの企業では部署ごとに経費を管理・決済している

多くの企業では部署ごとに経費を管理・決済している

企業における経費の処理についておさらいしておきましょう。

組織が大きく、部署の数が多くなればなるほど経費の処理や決済は複雑になってしまいます。

なぜなら経費を使う人の数や金額がバラバラになるからです。

そのため、多くの企業では経費の明細を部署ごとに取りまとめ、月末などキリのいいタイミングで部門長などが経理へ提出することにしています。

部署ごとに取りまとめることで、各部門の上長や部門長は、自部門でどんな経費がどれだけ使われたのか把握が可能です。

また不適切な経費が使われていないかどうかを、経理に上げる前にチェックできるというメリットがあります。

部門毎にまとまった情報が提出されるため、経理としては「人数」ではなく「部署数」で金額を把握することができます。

その分精算処理が一定量進んだ状態から業務を行うことができるのです。

部署ごとの経費の決済を管理する3つの方法

<部署ごとの経費の決済を管理する3つの方法>
  1. 現金で決済して立替費用として申請
  2. プリペイドカードで決済して経費として申請
  3. キャッシュレスで決済してオンラインでデータ管理

部署ごとに経費精算や決済を管理するためにどのような手段が取られているのでしょうか?本項では、部署ごとの経費の決済を管理する3つの方法をお伝えします。

①現金で決済して立替費用として申請

最もオーソドックスな手法が「現金立替で後精算」ではないでしょうか。

交通費や駐車場代などの小口現金から始まり、顧客との会食費用や備品購入代など、社員が現金で決済する場面は少なくありません。

担当者は領収書やレシートを保管しておき、定期的に精算用書類などを提出するのが一般的です。

提出された書類は上長や部門長がチェックした上で経理に渡り、最終的には経理が担当社員への清算金支払いを行うことになっています。

②プリペイドカードで決済して経費として申請

2週間ごとや1ヶ月ごとに経費の見込み金額を申請し、経理がその分のプリペイドカードなどを支給する会社もあります。

営業員で車の移動がなく電車での移動のみの場合は、あらかじめ申請された金額分がチャージされた交通系ICカードを支給している事例があります。

③キャッシュレスで決済してオンラインでデータ管理

キャッシュレス決済を使って、オンラインで経費管理をする会社も増えているようです。

あらかじめキャッシュレス決済のアプリと決済方法が設定された状態であれば、不自然な経費使用を防ぐという危機管理も可能です。

また、法人クレジットカードや社員証ICカードを使う会社もあります。

キャッシュレスであれば使用履歴はオンラインで閲覧できるため、使用用途を公正に管理することが可能です。

オフィスペイの公式サイトを見る

部署ごとの決済でよくある悩み4つ

部署ごとの決済でよくある悩み4つ

<部署ごとの決済でよくある悩み4つ>
  1. 立替費用の申請漏れがある
  2. 特定の決済方法しか対応していない
  3. 経費を誰が何に使ったのか不透明
  4. 領収書や明細のもらい忘れ

部署ごとの経費精算・決済は多くの企業で採用されていますが、一般的であるがゆえに各社悩みもあります。

どのような悩みがあるのか、よくある事例を4つご紹介しましょう。

①立替費用の申請漏れがある

一番多いのは「申請漏れ」ではないでしょうか?特に営業部門の社員からの申請漏れは起こりやすいかもしれません。

様々な取引先に訪問し、利用する交通機関も多い営業員はオフィスで事務作業をする時間を確保するのが難しい物。

そのため、経費精算の申請を忘れてしまうことが多いのです。

②特定の決済方法しか対応していない

「○○での決済には対応していない」という場合、現場から不満の声が上がってしまうことがあります。

現在であれば、「現金での精算には対応しているが、キャッシュレス決済に対する精算には対応していない」などがそれにあたるでしょう。

企業によっては、最近一般的になり始めた決済方法にはまだ対応しきれていないケースがあるため、社内で悩みやストレスが生まれてしまいがちなのが現状です。

③経費を誰が何に使ったのか不透明

経費の申請があっても、誰が何に使ったのか判断しにくい、というケースもあります。

特に小口の飲食代などは、使った本人も気にならないような少額であることが多いため、「まあいいか」となってしまいがちです。

しかし後から考えれば「これは経費だったな」と経費計上してしまうわけですが、「何に使ったのか」を忘れてしまい正確に申告できないケースも出てきてしまいます。

プリペイドカードを支給して経費管理を行う会社の場合は特にこうした事態が起こりやすいです。

支払いをしている意識が薄くなってしまうために、プリペイドカードの利用明細を記憶・記録するのをつい忘れてしまいます。

④領収書や明細のもらい忘れ

経理部門として困ることの代表例が「領収書や利用明細のもらい忘れ」です。

会社の経費として申告し、税務当局に認めてもらうためには「誰がどこで何のためにいくら使ったのか」を明らかにしなければなりません。

そのために必要な「証拠」となるのが領収書であり、利用明細です。

つまり、領収書や利用明細が無いということは「証拠はないけれど認めて欲しい」と言っているようなものですから、この状態では経費として認めてもらえません。

その場合は会社として余分な税金を支払うことになってしまい、経理や部門の決済担当は頭を悩ませています。

なお、現在ではキャッシュレス決済など様々な支払い方法が世の中に増えてきたため、電子帳簿保存法が改正される動きも出てきています。

議論が良い方向に進めば、経費精算の際に電子化されていたとしても「明細データ」があれば領収書は不要となるかもしれません。

キャッシュレスの導入で部署決済の悩みは解決できる

キャッシュレスの導入で部署決済の悩みは解決できる

部署ごとに決済していることが多い現状に対して経理部門などが抱えている悩みは多いですが、この記事で取り上げた悩みに関してはキャッシュレス決済の導入で解決できます。

<キャッシュレスの導入で解決できる部署決済の悩み>
  • 立替費用の申告漏れ
  • 特定の決済方法のみに対応
  • 不透明な経費内訳
  • 領収書等のもらい忘れ

キャッシュレス決済を導入してオンライン化を進めてしまえば、立替費用は自動的にオンラインで直接確認できるようになります。

キャッシュレス決済の場合なら内訳がオンラインに正確に記録されることになるため、経費の透明性が確保できます。

使用明細はオンラインでデータ化できるようになりますし、電子帳簿保存法が改正されれば領収書が不要になるかもしれません。

キャッシュレス決済の導入は部署決済の悩みを大きく改善することに繋がるのです。

社内のキャッシュレス決済の導入にはオフィスペイ

社内のキャッシュレス決済の導入にはオフィスペイ

いきなり経費清算にキャッシュレスを導入するのは難しいのであれば、社内で利用される経費分から始めるのが良いでしょう。

その場合に最適な方法が「オフィスペイ」の導入です。

オフィスペイとは、自販機や券売機、社内コンビニなどに設置することで、キャッシュレス決済が可能になるサービス。

最大の特徴は、電子マネーやクレジットカード以外にも「社員証」が使えることです。

社員証は基本的に出社中いつでも携帯するので、ふらっと自販機の前を通りかかった際、衝動的に「ピッ」と購入できます。

社員証で購入したデータは、オンラインで管理が可能。「誰が・いつ・何に・いくら使ったか」をいつでもチェックできます。

また「オフィスペイ」では、以下のような悩みも解決可能です。

<オフィスペイの導入で解決できること>
  • 立替費用の申告漏れ
  • 特定の決済方法のみしか対応していない不満
  • 不透明な経費内訳

部署ごとの決済が基本となっている現状で抱えている悩みの多くは、「オフィスペイ」の導入で解決できます。

オフィスペイは初期費用・月額費用ともに無料(※条件あり)で導入できるため、部署ごとの決済に悩みを抱えているのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか?

興味があれば、まずは公式サイトを覗いてみてください。

オフィスペイの公式サイトを見る

まとめ:部署ごとの決済や社内の経費処理はITツールで解決しよう

部署ごとの決済や社内の経費処理はITツールで解決しよう

近年増加しているキャッシュレス決済サービスを導入することにより、少なくとも以下の課題は解決できます。

  • 立替費用の申告漏れ
  • 特定の決済方法のみに対応
  • 不透明な経費内訳

会社によっては、これら3つの悩みが解決されることにより大きな業務改善が可能になることもあるでしょう。

決済の悩みを解決するために、キャッシュレス決済をはじめとしたデジタル化の導入を進めてみてはいかがでしょうか。

キャッシュレスとDXに関する
最新の情報をお届けするメディア
他のカテゴリーの記事を見る