オフィスペイ

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一般社団法人 電子情報技術産業協会(JEITA)

「オフィスペイ®︎の導入で経費精算のフローを短縮!職員証決済で福利厚生としての利用も」JEITA

記事掲載日:2021年08月05日

一般社団法人 電子情報技術産業協会(JEITA)様は、電子部品やデバイス、電子機器などのデジタル産業をはじめとする380を超える企業が加盟する日本を代表する業界団体です。

JEITA様は、来客用の飲料を自販機やコンビニで購入する際、「経費の精算作業に手間が面倒で、なかなか精算されない」「職員が精算作業を後回しにしがち」という課題を抱えていました。

総務部の山﨑様・原田様にお話を伺いました。

目次

「Society 5.0」実現のため、さまざまな活動をおこなうJEITA

- まずは、一般社団法人 電子情報技術産業協会(JEITA)様のおもな事業内容を教えていただけますか?

山﨑:
JEITAは、IT・エレクトロニクスといったデジタル産業の発展、ひいては日本の経済発展のために設立された業界団体です。「Society 5.0」という、日本政府が提唱する未来の社会を実現するために、政策提言や調査統計をはじめ、社会の様々な課題を解決するための幅広い活動をおこなっています。

原田:
私たちは総務部に所属しており、協会内の庶務・労務・総務全般に関する業務を担当しています。

- 現在はどれくらいの方がここで働いていらっしゃるのでしょうか?

原田:
事務局の職員は約120名ですが、現在は新型コロナウイルスの感染対策のため、出勤者の7割削減を目指してリモートワークを実施しています。出勤している職員は、30名前後です。

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パントリーの廃止をきっかけに、オフィスペイを導入

- オフィスペイを導入するきっかけを教えていただけますか?

原田:
きっかけは「来客時のドリンクサービスを頼んでいたパントリーが廃止になった」ことです。

以前はフロア内に委託業者が運営しているパントリーがあり、来客時のコーヒーなどを提供いただいていました。しかし、リモートワークが始まったことで出勤人数が減り、それに伴って来客数も大きく減少しました。

パントリーの売上もほぼゼロになり、やむを得ずパントリーは廃止することになりました。

そんな中、パントリーの代わりに、社内共通のFeliCaを使える自販機を探していたところオフィスペイを見つけました。

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自販機やコンビニで飲料を購入していたが、精算に手間がかかった

- パントリーが廃止になってから、来客向けの飲料はどうされていたのですか?

原田:
来客があった時は、担当者が自販機やコンビニで飲料を購入し、のちほど精算するようにしていました。しかし、この方法だと3点の問題点がありました。

  • 精算作業が面倒なため、なかなか精算がおこなわれない
  • 金額が些少なので、経費にもかかわらず自費購入として支払ってしまう
  • 来客によって経費を負担する部署が異なるため、来客の回数だけ精算作業が必要になり工数が増える

精算作業にとても手間がかかるため、職員の負担になっていたようです。

職員がなかなか精算作業をせず、半年前の伝票を持ってきた、ということもありました。「数百円であれば自費で支払ってしまおう」と考える職員もいましたね。

また、接客をした職員だけでなく、経理を担当する部署もかなりの工数がかかっていました。来客の訪問先によって経費を負担する部署が異なるため、来客の回数だけ精算作業が必要になります。

とにかく、この精算にまつわる工数をカットすることが大きな課題でした。

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オフィスペイ導入を決めた3つの理由

- 今回、オフィスペイの導入を決めた理由を教えていただけますか?

原田:
今回オフィスペイの導入を決めた理由は、3点あります。

  1. 既存のFeliCaで支払いが可能になる
  2. 購入数などを管理画面から一括で確認できる
  3. 導入コスト・ランニングコストが低くおさえられる

理由①既存のFeliCaで支払いが可能になる

原田:
1つ目の理由は、「既存のFeliCaをそのままオフィスペイ対応にし、支払えるようになる点」です。

新しく専用のカードを作る必要がなく、いま使用しているFeliCa対応の職員証で支払いが可能になるのはとても助かりました。

これ以上カードが増えると、管理が面倒になったり、持ち歩く手間がかかったりするのが嫌だったんです。

- 確かに、いつも携帯しているカードでオフィスペイ決済ができれば、とても楽ですね。

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商品のボタンをタッチする

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オフィスペイ端末に職員証をかざし、決済は完了

理由②購入数などを管理画面から一括で確認できる

原田:
2つ目の理由は、「商品の購入数などを、管理画面から一括で確認できる点」です。

「いつ、どのカードで何本購入されたか」がすぐわかるため、オフィスペイを利用して来客用の飲料を購入したら、それぞれで伝票を起こすといった面倒な精算作業が不要になります。

精算作業の工数が減らせるため、大きなメリットだと感じました。

理由③導入コスト・ランニングコストが低くおさえられる

原田:
3つ目の理由は、「導入コスト・ランニングコストが低くおさえられる点」です。

オフィスペイは設置料金がかからない(※)ため、コストを抑えて導入することができました。また、ランニングコストは電気代のみと聞いて驚きました。あとは飲料そのものの代金のみ負担すればいいので、かなり助かっています。

※注記:飲料自販機としてご利用の場合に自販機購入・設置が無料。また、導入可否は社員数や月次の売上予想額を加味して個別に審査させていただきます。

山﨑:
ランニングコストを抑えられるのは大きいですね。「経費の精算作業の工数を削減したい」という一番の課題はオフィスペイでクリアになると思い、特に他のサービスやツールを比較検討することなく、導入を決めました。

オフィスペイ導入後に感じた効果

- 実際に導入していただき、どのような効果を感じましたか?

山﨑:
オフィスペイを導入し、大きく3点の効果を感じました。

  1. 面倒な経費の精算作業がなくなった
  2. ペットボトルのため、提供が簡単になった
  3. 社員への福利厚生として利用できた
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効果①面倒な経費の精算作業がなくなった

山﨑:
1つ目の大きな効果は、「面倒な経費の精算作業が不要になった点」です。

オフィスペイの管理画面から「いつ、どのカードで何本購入されたか」がすぐにわかるため、手間のかかる精算作業が不要になりました。

原田:
以前は自販機で来客用の飲料を購入した場合、利用した職員が伝票を起こしたり、所属部署の上司の印鑑をもらったり(※)...といった作業が必要だったんです。

(※)お茶を自販機で購入した場合の精算のステップ

  • 経費を使った職員が伝票を起こす
  • 上司に印鑑を押してもらい、経理担当者に提出する
  • 経理担当者が精算する

- 来客用の飲料を購入した場合、自分で伝票を起こさなければいけなかったんですね。

原田:
そうですね。しかし今は、管理担当者がオフィスペイの使用履歴を確認するだけで精算作業ができるため、職員が伝票を起こす必要はありません。職員による精算作業そのものがなくなったので、精算に関わる課題が一気に解決しました。

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効果②ペットボトルのため、提供作業が簡単になった

原田:
2つ目の効果は、「ペットボトルのため、提供作業が簡単になった点」です。

ペットボトルに抵抗がある方もいるかと思い、お客様によっては手で淹れたお茶をお出ししており、その時のお茶淹れ・片付けや洗い物といった作業に時間がかかっていました。

しかし、ペットボトルのお茶をお出ししてみたところ、特に抵抗のない様子のお客様がほとんどだったのです。

面倒な精算作業が不要になったこともあり、今後は気軽にペットボトルでお茶出しができます。

- 手で淹れたお茶を出していた時の手間が削減できたのですね。

原田:
そうです。しかもペットボトルだと、いろいろな種類があるのもいいですね。

今まではパントリーがあったため、ほとんどのお客様にはコーヒーをお出ししていました。「コーヒーを飲めないけれど、言いにくい...」というお客様もいらっしゃったかもしれません。今は好きな飲料を選んでいただけるのもありがたいですね。

また、ペットボトルを開封せずそのままお渡しすれば「誰もさわっていない」ことがわかるのも、感染症対策として安心できると思います。

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効果③社員への福利厚生として利用できた

原田:
3つ目の効果は、「社員への福利厚生として利用できた点」です。

自販機を職員証決済に対応させたこともあり、福利厚生の意味を込めて、職員の個人的な飲料の購入もOKにしました。

- ひとり何本まで、と上限は決めていらっしゃるのですか?

原田:
いえ、特に上限は決めていません。オフィスペイなら購入数も把握できるため、特に上限をもうけなくても安心していられます。もちろん、職員は皆、節度のある範囲内で購入していますよ。

山﨑:
「食費補助までは難しいけど、ちょっとした福利厚生は用意してあげたい」と考えている会社にはぴったりだと思います。

オフィスペイ決済できる自販機の便利さを実感

- ほかに、何か意外な効果はありましたか?

山﨑:
ビル内のコンビニが営業していない時、うっかり小銭を忘れても、自販機で飲料を購入できるのは助かりました。

土日に出勤する場合や、国際会議の時差の関係で夜中に出勤している場合など、ビル内のコンビニが営業していないんですね。ちょっと飲み物が欲しい時に、わざわざビルを出て営業している別のコンビニまで歩いていくのは、面倒な時もあります。

今はオフィスペイに対応する自販機があるため、小銭がなくても飲み物を購入できてとても助かっています。

- オフィスペイがお役に立てているようで、嬉しいです。

原田:
経費精算が必要ないこと、小銭がなくても買えることなど、いろいろな場面でオフィスペイの便利さを実感しています。これからもオフィスペイを利用していきたいと思います。

- 今後もより満足いただけるサービスを提供したいと思います。本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました!

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