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株式会社ファム

「オフィスペイ®︎と自販機の導入で、年間84時間の工数とメンテナンス費用を削減」株式会社ファム

記事掲載日:2021年02月09日

機械式駐車場の保守・メンテナンスをおこなう、株式会社ファム様。横浜・東京・大阪・福岡の拠点で約130名の社員の皆様が働いていらっしゃいます。
今回は、その内約70名が業務に当たる本社にオフィスペイを導入。

「お茶出しにまつわる手間や人的コスト、衛生面の不安など、すべてを解消したかった」というファム様はなぜオフィスペイを選んだのかについて、お話を伺いました。

目次

機械式駐車場の保守・メンテナンスをおこなう株式会社ファム

- ファム様は、機械式駐車場の保守やメンテナンスをメインでおこなっていらっしゃるんですね。

増子:
はい、当社はメンテナンスだけではなく、改修工事や駐車装置の入れ替えや、24時間・365日対応のコールセンターでのサポートもおこなっております。その他の事業は、特定用途向けPCの製造販売、保守を中心としたデジタル事業などです。

私たちは管理部門で経理や総務を担当しており、目下の悩みは「給茶機の見えないコスト」でした。

お茶出しの時間やメンテナンス、それに付随する仕事の中断という「給茶機の見えないコスト」があった

- 給茶機にどのような課題があったのでしょうか?

羽田野:
給茶機の課題とは、お茶出し・メンテナンスともに「手間・費用がかかる」ことですね。

まず、お茶出し自体に手間と時間がかかるんです。
具体的には「自席から給湯室に行く→お茶を淹れる→お客様の元に運ぶ→給湯室で片付ける→自席に戻る」という流れでお茶出しをするので、一回に10分ほどかかることもあります。1日に数回の来客があれば、それだけでかなりの時間を取られてしまいます。

また、給茶機は毎日の掃除が必要です。この掃除、意外と時間がかかるもので1日10分くらいかかっていました。しかも給茶機のタンクは重く、少し動かすにも力が必要なため、掃除は大変な作業です。

お茶出しと給茶機の掃除を合わせると、平均して1日20分くらいの時間がかかっていました。

- お茶出しと掃除で毎月約7時間。一年に換算すると、約84時間くらいかかっているということですね。

増子:
はい。かなりの時間ですよね。さらには、

  • 仕事を中断してお茶出しをすることで、集中力が切れる
  • 中断した仕事がどこまで進んだかを思い出すまで時間がかかる

などという不満もよく社員から聞いていました。

これは人的コストとして、かなりの損失です。

「オフィスペイ®︎と自販機の導入で、年間84時間の工数とメンテナンス費用を削減」株式会社ファム

- 他に、何か問題はありましたか?

増子:
あとは、

  • 給茶機メーカーさんの訪問メンテナンスにかかる、月額5,000円以上の費用の負担
  • 掃除が毎日完璧にできるわけではないので、衛生面の不安
  • お茶出しの担当が一部の社員に偏ることによる、不公平な業務負担

など、意外と多くの問題がありました。

そのため「給茶機を使ったお茶出しを廃止する」ということを前提として、給茶機に代わるサービスを探すことにしたんです。

給茶機に代わるサービスを探しているなか、オフィスペイを知り導入を即決

-「 給茶機に代わるサービスを探す」とのことですが、その時、給茶機以外に何か利用していたサービスはあったのでしょうか?

増子:
まず、冷蔵庫タイプのオフィスコンビニは、現在に至るまでずっと利用しています。ミネラルウォーターが安く購入できるため重宝しているのですが、

  • 飲みたい時に飲みたいものがないことがある
  • ミネラルウォーター以外の飲料が一般店舗と同価格帯で、お得感がない
  • 決済手段が「現金とd払いのみ」と種類が少ない

などの理由から、少々物足りなさを感じることがありました。

- そこで、オフィスコンビニ以外のサービスも検討してみよう、と思われたのですね。

増子:
そうですね。エコ・SDGsの観点から「水道に繋げられるウォーターサーバー」も良いと考えたのですが、ウォーターサーバーだと飲めるのが水に限られてしまいます。飲み物にバリエーションが欲しかったので、今回は選択肢に入りませんでした。

そこで、給茶機の代替案として検討したのが「飲料ウォーマー」です。「飲料ウォーマー」は、実は導入を決めて、社長の決済も下りている状態でした。

飲料ウォーマーは缶飲料を温めたまま保管しておける保温庫です。夏は冷蔵庫、冬は保温庫を利用するつもりでした。

- そうだったのですね。

増子:
ただ、飲料ウォーマーを導入すると「飲料の発注・補充・在庫管理」という手間が増えてしまいます。担当になった社員の作業が増えると、給茶機を廃止する意味がなくなってしまうのでは?という懸念がずっとありました。

- 社員の方の手間が増えることを心配されていたのですね。そのタイミングでオフィスペイと自動販売機を導入検討されたということでしょうか?

増子:
おっしゃる通りです。展示会で、たまたま歩いていたら、「自動販売機に取り付けられる決済端末」としてオフィスペイの存在を知ったんです。私の中では即決でした(笑)。

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- ありがとうございます!オフィスペイのどんなところが良いと思われたのでしょうか?

自販機+オフィスペイの導入を決めた、3つのポイント

増子:
自販機+オフィスペイの導入を決めたポイントは、

  1. お茶出しの手間がかからない点
  2. 決済手段が豊富な点
  3. 初期費用ゼロ、ランニングコストは電気代のみと費用が安い点

この3点です。

1.お茶出しの手間がかからない点

増子:
まず、自動販売機であれば、お茶出しの手間がかからない点です。

来客の際は、訪問を受けた社員が自動販売機でお客様の好きな飲み物を購入し、社員証で決済するだけです。
他の社員がお茶出しをすることがなくなったので、社員が仕事を中断する必要も、人同士の不要な接触も発生しません。もちろん掃除も不要で、ペットボトルでお出しすれば衛生面の心配もありません。

手間だけでなく、衛生面の不安も解決されました。

2.決済手段が豊富な点

- 次に、決済手段の豊富さについてお聞かせいただけますか?

増子:
オフィスペイは現金のほか、クレジットカードと交通系電子マネー、部署別カードを利用できます。キャッシュレスに慣れると現金をあまり持ち歩かないため、とても助かっています。

特に「部署別カード」は便利ですね。来客時に出した飲料は訪問を受けた部署の経費になるので、部署別にカードを発行し、そのカードごとに請求金額を確認できるのはとても助かっています。

クレジットカードや交通系電子マネーだけでなく、部署別カードを使えるのは「オフィスペイ」だけです。

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好きな飲料を選び、ボタンを押す

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オフィスペイ端末に部署別カードをタッチし、決済は完了

3.初期費用ゼロ、ランニングコストは電気代のみと費用が安い点

- 最後に、費用の点ではいかがでしたか?

増子:
オフィスペイを知った時、初期費用がかからない※と聞いて非常に驚きました。色々な電子決済が可能になる分、導入費用も高くつくのかと思っていたので...。

※注記:飲料自販機としてご利用の場合に自販機購入・設置が無料。また、導入可否は社員数や月次の売上予想額を加味して個別に審査させていただきます。

また、ランニングコストも電気代以外はかかりません。給茶機は毎月のメンテナンス費用がかかっていたのですが、それも削減できました。

ランニングコストやお茶出しにかかっていた人的コストを考えると、非常に安いと思います。

GMOのレスポンスが早く、安心してオフィスペイを導入できた

- オフィスペイを導入する際、困ったことや戸惑ったことはありませんでしたか?

羽田野:
最初だけ部署別カードの登録作業があるんですが、作業の操作に不慣れで登録画面で少し戸惑いました。でも、GMOさんに連絡するとレスポンスが早いですし、丁寧に説明してくださるので、ついマニュアル確認よりも先に聞いてしまいます(笑)。

増子:
登録の時だけでなく、ほかに聞きたいことや確認したいことがあった時も、とにかくスムーズに連絡のやりとりができました。

- お客様対応を重視しているので、嬉しいです!

今後は「社員の表彰時の副賞」という使い方も

- 今後、オフィスペイをどんな風に活用していきたいですか?

増子:
当社は一年に一回社員を表彰しており、その際の副賞に利用するのもいいかなと考えています。当社の社員カードがフェリカなので、社員カードへのチャージを副賞にすると、社員が喜んでくれそうですよね。

- 表彰された時とチャージを利用する時の二度うれしいですね!

増子:
また、給茶機は来客用だけでなく、社員も使用しているため、誰がどれだけ使っているかという数字が把握できませんでした。WEBで簡単に確認できるようになったのは、とても助かります。

部署別にカードを分けていることにより、経費の集計も楽になると思います

羽田野:
ほかにも、給茶機を使ったお茶出しをする際、給茶機用のお金は財務担当者が用意していました。部署別カードを利用することにより、その手間を省けるようになったことも助かります。

- 今後も、オフィスペイを便利に活用していただけるとうれしいです。本日はありがとうございました!

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